Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (1227) z dnia 1.02.2025

Rozliczenie podróży zagranicznej odbytej różnymi środkami lokomocji

Pracownik odbył kilkudniową podróż służbową do Niemiec i Francji, przy czym trasę do Niemiec odbył naszym samochodem służbowym (z kierowcą), natomiast z Niemiec do Francji pociągiem, a z Francji do kraju wrócił samolotem i do miejsca zamieszkania został odwieziony samochodem służbowym. W obu tych państwach miał zapewnione noclegi ze śniadaniem. Jak rozliczyć wspomnianą delegację? Nadmieniam, że w firmie obowiązują przepisy rozporządzenia delegacyjnego.

Przy rozliczaniu opisanej w pytaniu podróży służbowej należy uwzględnić, że mamy tu do czynienia z dwoma odcinkami krajowymi i z dwoma odcinkami zagranicznymi - jeden obejmuje okres pobytu na terenie Niemiec, drugi zaś okres pobytu na terenie Francji.

Z pytania wynika, że delegacje u wspomnianego pracodawcy rozliczane są na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190); dalej: rozporządzeniu delegacyjnym.

Z treści pytania można się domyśleć, że w druku polecenia wyjazdu służbowego pracodawca określił dwa państwa docelowe, dlatego też część zagraniczną delegacji należy podzielić na dwa odcinki - jeden obejmujący pobyt na terenie Niemiec i drugi obejmujący pobyt na terenie Francji.

W związku z tym, że przepisy rozporządzenia delegacyjnego nie regulują wprost zasad określania czasu trwania delegacji w danym państwie, w sytuacji gdy pracodawca wskazał kilka państw docelowych, w praktyce najczęściej stosuje się przez analogię § 12 ww. rozporządzenia, przy czym w tym przypadku nie będzie miał zastosowania punkt mówiący o podróży odbytej drogą morską.

Natomiast będą miały zastosowanie punkty mówiące o podróży odbytej drogą lądową lub samolotem - i tak:

• czas podróży zagranicznej odbytej środkami komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• czas podróży zagranicznej odbytej środkami komunikacji lotniczej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

Stosując się do powyższych zasad pracodawca powinien ustalić czas trwania odcinka podróży służbowej w Niemczech oraz czas trwania podróży służbowej w drugim państwie docelowym (Francji), a następnie obliczyć wysokość diet oraz innych świadczeń delegacyjnych przysługujących z tytułu każdego z tych odcinków - z zastosowaniem stawki diety przypisanej danemu państwu, wynikającej z załącznika do rozporządzenia delegacyjnego.

Wysokość przysługujących pracownikowi diet uzależniona jest od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej, a w tym przypadku każdego z jej odcinków. W myśl § 13 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego, należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży (lub jej odcinka) przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę podróży (lub danego odcinka):
• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin - przysługuje pełna dieta.

Z uwagi na to, że pracownikowi zapewniono bezpłatne śniadanie, przysługujące mu diety należy pomniejszyć o 15%, co wynika z § 14 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia delegacyjnego.

Od wysokości diet uzależnione będą z kolei inne świadczenia delegacyjne. W opisanej sytuacji będą to:

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu, przy czym jeżeli poniósł koszt dojazdu w jedną stronę przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety,
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w delegacji zagranicznej.

Ustalając wysokość wspomnianych ryczałtów pracodawca powinien pamiętać, że rozporządzenie delegacyjne w § 17 ust. 4 wymienia sytuacje, w których świadczenia te nie przysługują.

Pracownikowi potencjalnie mogą też przysługiwać świadczenia delegacyjne z tytułu części tej podróży odbytej na terenie kraju, przy czym w myśl wyjaśnień Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 2 lutego 2009 r., nr GPP-417-4560-10/09/PE/RP należy je ustalić oddzielnie za odcinki przypadające przed rozpoczęciem części zagranicznej i po zakończeniu tej części.