Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (596) z dnia 20.10.2023

Rozliczenie kosztów wyżywienia pracownika w czasie zagranicznej podróży służbowej

Pracownik naszej spółki podczas zagranicznej podróży służbowej poniósł wydatki na wyżywienie, które opłacił kartą służbową. Faktury za wyżywienie wystawione były na spółkę. Jak zaksięgować te wydatki, biorąc pod uwagę, że kosztem są diety, a nie rachunki?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (por. art. 77⁵ § 1 K.p.). Zobowiązanym do wypłaty tych należności jest pracodawca, chyba że zagwarantował z góry pełne pokrycie wydatków związanych z podróżą służbową. Rodzaj świadczeń oraz warunki ich wypłaty określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują przepisy tego rozporządzenia.

Z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wynika, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów,

3) zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jednym z podstawowych świadczeń z tytułu podróży służbowych jest dieta określona w kwocie, której wysokość różni się w zależności od rodzaju podróży (krajowej lub zagranicznej) oraz jej długości.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, przy czym należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej odpowiednio do długości podróży. Przez zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia, należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą).

W § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazano zasadę zmniejszania kwoty diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, zasadę zmniejszania diety stosuje się odpowiednio. Jeżeli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje, chyba że należność pieniężna jest niższa od diety. Wtedy pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

W przypadku gdy całodzienne wyżywienie w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nim związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wydatki te rozlicza się i ujmuje w księgach rachunkowych na podstawie faktur. Zatem pracodawca nie powinien uwzględniać w rozliczeniu z pracownikiem kosztów wyżywienia w podróży służbowej, które zostały opłacone służbową kartą płatniczą. Sam bowiem pokrył te wydatki, zapewniając pracownikowi całodzienne wyżywienie. W przypadku podróży zagranicznej wypłaca jedynie dietę w wysokości 25% diety.