Gazeta Podatkowa nr 96 (2179) z dnia 28.11.2024

Zagraniczna podróż pracownika w rozliczeniach pracodawcy

Pracownik firmy odbył zagraniczną podróż służbową. Jej rozliczenie obejmuje zarówno diety za czas podróży, jak i wydatki udokumentowane fakturami. Według jakiego kursu waluty należy dokonać jej rozliczenia w podatku dochodowym? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1505560)

Na gruncie podatku dochodowego koszty poniesione w walutach obcych zasadniczo przelicza się na złote według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia, czyli generalnie poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu.

Czynnikiem decydującym o tym, który kurs należy przyjąć do przeliczenia kosztów pracowniczej podróży służbowej, jest sposób realizacji przez pracodawcę świadczeń przysługujących w tej podróży pracownikowi, czyli to, czy to sam pracodawca zapewnia pracownikowi określone świadczenia (noclegi, wyżywienie, przejazdy itp.) czy też dokonuje mu zwrotu poniesionych wydatków.

W sytuacji gdy pracodawca zapewnia wszystkie świadczenia w takiej podróży i związane z tym wydatki są udokumentowane fakturami wystawionymi na niego, wówczas podlegają one ujęciu w kosztach na podstawie faktur przeliczonych na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z kolei jeżeli pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika, to tak udokumentowane koszty przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu należy również wyceniać wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

Natomiast w przypadku udzielenia przez pracodawcę pracownikowi upoważnienia do nabywania usług w jego imieniu i przyjmowania faktur dokumentujących wydatki wystawionych na pracodawcę, dokumenty te nie powinny być dołączane do druku rozliczenia kosztów delegacji. Wówczas kursem odpowiednim do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest, jak już wspomniano, kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (przykład).

Opisane reguły stosuje się jednak wyłącznie w zakresie ustalania kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Przeliczenia waluty na złotówki na potrzeby rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet wydatków w zagranicznej podróży służbowej dokonuje się według innych reguł.

Z § 20 ust. 1 tzw. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) wynika, że pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju generalnie powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Jeżeli jednak uzyska zgodę pracownika, to może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 powołanego rozporządzenia). Kurs ten służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się w walucie: otrzymanej zaliczki, wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Ponieważ należności z tytułu pracowniczych delegacji są przychodami ze stosunku pracy, to ich wartość rozlicza się w kosztach podatkowych tak jak wynagrodzenia za pracę. Przyjmuje się, że miesiącem, za który świadczenia te są należne, jest miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia związanych z taką podróżą kosztów (przepisowo ma na to 14 dni od dnia zakończenia podróży). U pracodawcy stają się zatem kosztem podatkowym w miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, o ile zostaną wypłacone w ustawowym terminie. Jeśli jednak zostaną wypłacone z opóźnieniem, wówczas będą kosztami miesiąca wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.