Obowiązek przekazania dodatkowych informacji pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe podczas zagranicznej podróży służbowej

Pracownik był w zagranicznej podróży służbowej, która miała trwać do 2 tygodni, ale przekroczyła 4 tygodnie ze względu na dłużej trwające negocjacje z klientem. Czy w tej sytuacji trzeba uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia z uwagi na art. 29¹ § 2 K.p.? Jak należy rozumieć użyte w tym przepisie sformułowanie "wykonanie zadania służbowego poza granicami kraju"?

Pracodawca powinien uzupełnić dotychczasową informację o warunkach zatrudnienia o dane wskazane w art. 29¹ K.p. przed wyjazdem pracownika w zagraniczną podróż służbową, jeżeli z góry wie, że będzie trwała ponad 4 tygodnie. Wykonywanie tego obowiązku w trakcie lub po zakończeniu planowo krótszej podróży, która następnie wydłużyła się do wskazanego okresu jest zasadne jedynie w sytuacji zmiany warunków, o których poinformowano pracownika wcześniej.

Zakres obowiązków informacyjnych

Od 26 kwietnia 2023 r. do polskiego porządku prawnego została wdrożona dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105), dalej zwana dyrektywą 2019/1152. Dzieli ona obowiązki informacyjne pracodawcy na odnoszące się do zasadniczych aspektów stosunku pracy (art. 4-6 dyrektywy 2019/1152) oraz na dodatkowe informacje przekazywane przy wykonywaniu przez pracownika pracy w innym państwie członkowskim UE albo w państwie pozaunijnym (art. 7 dyrektywy 2019/1152). Odzwierciedleniem tego podziału są zmodyfikowane przepisy art. 29 § 3-5 K.p. regulujący podstawową informację o warunkach zatrudnienia oraz art. 29¹ K.p. wskazujący treść dodatkowych informacji przekazywanych pracownikowi kierowanemu do pracy lub wykonania zadania służbowego za granicą przez okres przekraczający 4 tygodnie.

Żaden z wymienionych przepisów kodeksowych nie obejmuje wprost podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 K.p. Jednak art. 29¹ K.p. posługuje się zacytowanym przez Czytelnika zwrotem o zadaniu służbowym, co charakteryzuje podróż służbową i wskazuje na jego zastosowanie w sytuacji, która odpowiada określonym w nim kryteriom. Za takim wnioskiem przemawiają pojęcia delegowania (nie mylić z potocznym określeniem podróży służbowej jako delegacji) i podróży służbowej.

Delegowanie a podróż służbowa

Delegowanie polega na wykonywaniu przez pracownika, który pracuje w Polsce, pracy poza terytorium Polski na podstawie tymczasowego skierowania przez pracodawcę. Tak wynika z definicji pracodawcy delegującego i pracownika delegowanego z terytorium RP, zawartych w art. 3 pkt 5 i 7 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 1140 z późn. zm.), wdrażającej dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. UE L 18 z 21.01.1997, str. 1 ze zm.), dalej zwaną dyrektywą 96/71/WE. W taki sposób rozumiane delegowanie charakteryzuje się zatem:

czasową zmianą miejsca/miejsc wykonywania pracy określonego w umowie o pracę, o którym więcej pisaliśmy m.in. w UiPP nr 9/2023, str. 64 - w kontekście pytania na okres dłuższy niż 4 tygodnie (art. 7 ust. 4 dyrektywy 2019/1152 i art. 29¹ § 1 K.p.),
wykonywaniem umówionej pracy, czyli obowiązków (zadań) wynikających z umowy o pracę i zakresu czynności (art. 29 § 1 pkt 1 i art. 94 pkt 1 K.p.); w tym przypadku zwrot "zadanie służbowe" jest używany jako synonim wskazanych obowiązków (czynności).

Z kolei podróż służbowa to realizacja przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 K.p.). W orzecznictwie podkreśla się jej krótkotrwałość, incydentalność i tymczasowość (por. uzasadnienie uchwały 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166). Wypełniane w jej trakcie zadania służbowe nie mogą należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (por. uzasadnienie uchwały SN z 18 marca 1998 r., sygn. akt III ZP 20/97, OSNP 1998/21/619, wyrok SN z 13 stycznia 2015 r., sygn. akt II UK 205/13 i wyrok SA w Szczecinie z 11 września 2018 r., sygn. akt III AUa 122/18). Jedynie podróż spełniająca łącznie wszystkie te przesłanki jest podróżą służbową (por. wyrok SN z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134 i wyrok WSA w Krakowie z 4 października 2017 r., sygn. akt I SA/Kr 753/17). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik odbywa ją w Polsce, czy poza jej granicami. W efekcie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na zasadach ustalonych przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych lub dotyczących sfery budżetowej (art. 77⁵ K.p.).

Z powyższego wynika, że "praca" i "zadanie służbowe" stanowią odrębne pojęcia w sensie prawnym.

Zwracamy uwagę! Przepisy unijne nie wyodrębniają podróży służbowych, o jakich mowa w polskich regulacjach, lecz ich również nie zabraniają. Od 29 lipca 2018 r. przepis art. 3 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE obowiązuje w nowym brzmieniu na skutek nowelizacji dokonanej Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. UE L nr 173, poz. 16) został poszerzony o lit. i dotyczącą stawek dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych. Dodany został również opis, że lit. i ma zastosowanie wyłącznie do wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania ponoszonych przez pracowników delegowanych, jeżeli wymaga się od nich podróży do i z ich normalnego miejsca pracy w państwie członkowskim, na terytorium którego zostali delegowani, lub jeżeli zostali czasowo wysłani przez swojego pracodawcę z tego normalnego miejsca pracy do innego miejsca pracy.

Sposoby interpretacji art. 29¹ § 2 K.p.

Przepis art. 29¹ § 2 K.p. wyraźnie odróżnia "pracę" od "wykonywania zadania służbowego" poza granicami kraju, nakazując pracodawcy przekazanie pracownikowi przed jego wyjazdem dodatkowych informacji, niezależnie od zapisanych w podstawowej informacji o warunkach zatrudnienia. Biorąc pod uwagę odrębność "pracy" i "zadania służbowego", a także fakt, że w Kodeksie pracy zadanie służbowe pojawia się tylko w art. 29¹ i art. 77⁵ § 1 K.p., to gdy ma być realizowane na wyjeździe zagranicznym, uzasadnionym jest wniosek o odniesieniu art. 29¹ K.p. do zagranicznej podróży służbowej (zgodnie z wykładnią językową i systemową). Przepis ten obejmuje zatem swoją dyspozycją zarówno zwykłą pracę w ramach delegowania do konkretnego kraju, jak i spełnienie zadania służbowego podczas zagranicznej podróży służbowej. Jedynym kryterium, które zwolni pracodawcę z obowiązku przekazania pracownikowi dodatkowych informacji w obydwu przypadkach jest czas trwania zagranicznej pracy/zadania służbowego nieprzekraczający 4 kolejnych tygodni. Potwierdza to stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października br. (cytowanej na str. 4 niniejszego numeru UiPP).

W momencie polecania zagranicznej podróży służbowej Czytelnik planował, że będzie trwała 2 tygodnie, co zwalniało go z zastosowania art. 29¹ K.p. Jeżeli będzie w stanie udowodnić ten fakt (np. poleceniem wyjazdu służbowego), wówczas nie ma podstaw do kwalifikacji jego postępowania jako niewykonanie obowiązku informacyjnego, rażąco naruszające wskazany przepis, za co grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a K.p.). Trudno natomiast rozstrzygnąć, jak powinien był się zachować, gdy w trakcie podróży okazało się, że zajmie ona ponad 4 tygodnie, gdyż art. 29¹ K.p. nie reguluje takiej kwestii.

Zwracamy uwagę! Wydaje się, że nie można byłoby wymagać od Czytelnika spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 29¹ K.p. podczas podróży służbowej, nawet gdyby przed jej zakończeniem stało się oczywiste, że wyjazd potrwa dłużej niż 4 tygodnie. Takie działanie byłoby bowiem bezcelowe w świetle wykładni celowościowej i funkcjonalnej tego przepisu. Jeszcze przed wyjazdem w tę podróż i w czasie jej odbywania pracownik wiedział:

w jakim państwie wykonuje otrzymane zadanie służbowe (art. 29¹ § 2 pkt 1 K.p.),
o pierwotnie przewidywanym czasie trwania podróży i na bieżąco poznawał okres jej wydłużenia (art. 29¹ § 2 pkt 2 K.p.),
o walucie, w jakiej otrzymywał wynagrodzenie podczas wykonywania zadania służbowego za granicą, a także w jakiej otrzymał na niezbędne koszty zagranicznej podróży służbowej (art. 29¹ § 2 pkt 3 K.p.),
o świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę (art. 29¹ § 2 pkt 4 K.p.), które sprowadzały się do należności związanych z zagraniczną podróżą służbową przewidzianych u pracodawcy (np. noclegi, wyżywienie),
o zapewnieniu i warunkach powrotu do kraju (art. 29¹ § 2 pkt 5-6 K.p.), ponieważ środek transportu został określony w poleceniu wyjazdu służbowego.

Jeżeli jednak podczas podróży nastąpiła zmiana w którejkolwiek z wymienionych warunków, Czytelnik powinien był poinformować o niej pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (informacja musi być dostępna dla pracownika z możliwością jej wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca jest zobligowany zachować dowód jej przekazania lub otrzymania przez pracownika). Miał to uczynić niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana miała zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi (art. 29¹ § 3-4 K.p.).

W świetle powyższego, za nieuzasadnione można uznać przekazywanie pracownikowi informacji wymienionych w art. 29¹ § 2 K.p. pod koniec lub po zakończeniu podróży służbowej, która wydłużyła się (jednorazowo lub stopniowo) do okresu przekraczającego 4 tygodnie. Taka czynność byłaby celowa w razie ich zmiany mającej wpływ na uprawnienia pracownika.