Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej, w trakcie której pracownik przebywał w szpitalu

W drugim dniu zagranicznej podróży służbowej pracownik złamał nogę, w związku z czym przerwał wykonywanie zadań służbowych i po trzydniowym pobycie w szpitalu wrócił do kraju. Jak rozliczyć tego rodzaju delegację zagraniczną?

Sposób rozliczenia wspomnianej podróży służbowej uzależniony będzie od obowiązujących u pracodawcy przepisów regulujących to zagadnienie.

W pytaniu zabrakło informacji o tym, jakie przepisy regulują u pracodawcy zasady rozliczania podróży służbowych pracowników. Przypomnijmy, że w myśl art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy, zasady rozliczania tego rodzaju podróży u pracodawców spoza sfery budżetowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Natomiast jeżeli przepisy zakładowe nie regulują tego zagadnienia, zastosowanie ma rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r., poz. 2190), dalej: rozporządzenia delegacyjnego.

Rozporządzenie to - jak sama nazwa wskazuje - ma moc bezwzględnie obowiązującą w jednostkach budżetowych. Przyjmijmy, że również u pracodawcy, o którym mowa w pytaniu, podróże służbowe rozliczane są zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym.

W drugim dniu zagranicznej podróży służbowej pracownik złamał nogę, w związku z czym przerwał wykonywanie czynności służbowych będących przedmiotem delegacji. Zdarzenie to nie przerwało jednak samej podróży służbowej, która trwa od momentu opuszczenia miejscowości jej rozpoczęcia, zazwyczaj jest to miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce zamieszkania pracownika, do momentu dotarcia do miejscowości zakończenia delegacji. Fakt, że w międzyczasie pracownik był niezdolny do wykonywania powierzonych mu zadań, nie ma tu znaczenia.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia delegacyjnego, czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Z pytania wynika, że pracownik złamał nogę już poza granicami naszego kraju. Odpowiednie zastosowanie będą więc miały tu przepisy dotyczące zagranicznej podróży służbowej. Z uwagi na to, że pobyt w szpitalu nie przerwał podróży służbowej, pracownikowi nadal przysługiwały świadczenia określone w rozporządzeniu delegacyjnym. Należy więc je uwzględnić przy rozliczaniu delegacji, mimo że jej cel prawdopodobnie nie został osiągnięty.

Pobyt w szpitalu będzie miał natomiast wpływ na wysokość niektórych ze świadczeń delegacyjnych. Przede wszystkim, zgodnie z § 15 rozporządzenia delegacyjnego, za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25% diety.

Za dni leczenia szpitalnego pracownikowi nie będą przysługiwać ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i ewentualnie ryczałty za noclegi.

W związku ze złamaniem nogi i pobytem w szpitalu pracownikowi - na podstawie § 19 ww. rozporządzenia - może natomiast przysługiwać zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie obejmuje on jednak:

świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 146 ze zm.),
kosztów zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Przykład

Pracownik jednostki budżetowej mającej siedzibę w Gdańsku i zamieszkały w tym mieście udał się w podróż służbową do Frankfurtu, która zgodnie z poleceniem wyjazdu miała trwać od 9 do 20 września 2024 r. Wylot do Frankfurtu nastąpił 9 września br. o godz. 8¹⁰ z lotniska w Gdańsku, na które osoba ta została zawieziona samochodem służbowym. W dniu 10 września br. pracownik złamał nogę, w związku z czym został przyjęty do szpitala o godz. 16⁴⁰, który opuścił 13 września br. - również o godz. 16⁴⁰. W związku z tym, że stan zdrowia nie pozwalał na kontynuowanie wykonywania zadań służbowych, 14 września br. o godz. 10²⁰ pracownik wyleciał z Frankfurtu do Gdańska. Przylot do kraju miał miejsce o godz. 11³⁰ i z lotniska osoba ta została odebrana przez kierowcę służbowego. Na terenie Niemiec pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne noclegi bez wyżywienia. Zagraniczna podróż służbowa trwała łącznie 5 dób, 3 godziny i 20 minut, z których 3 doby przypadły na pobyt w szpitalu. Z tytułu wspomnianej podróży zagranicznej pracownik powinien więc otrzymać:

diety w łącznej kwocie 151,08 euro,
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do portu lotniczego we Frankfurcie w wysokości jednej diety, tj. 49 euro.

Natomiast osoba ta nie nabyła prawa do ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, ponieważ siedziba kontrahenta znajduje się 200 m od hotelu, w którym miała wykupione noclegi.

Natomiast gdyby zasady rozliczania podróży służbowych u wspomnianego pracodawcy uregulowane byłyby przepisami zakładowymi, to w nich Czytelnik powinien poszukać odpowiedzi - tym bardziej, że ustawodawca pozostawił pracodawcom spoza sfery budżetowej dość dużą swobodę w ustalaniu tych zasad. Jedynym bowiem ograniczeniem wynikającym z art. 77⁵ § 4 K.p. jest zastrzeżenie, iż ustalona przez nich dieta z tytułu podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, nie może być niższa od diety krajowej określonej w rozporządzeniu delegacyjnym.