Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej obejmującej kilka krajów

Pracownik odbędzie podróż służbową obejmującą kilka krajów należących do Unii Europejskiej. Jak ustalić wysokość diet oraz innych świadczeń w takiej sytuacji? Nadmieniam, że w firmie obowiązuje rozporządzenie delegacyjne.

Wysokość diet i innych świadczeń delegacyjnych uzależniona będzie od sposobu określenia przez pracodawcę państwa lub państw docelowych w tej podróży służbowej.

Na wstępie wyjaśnijmy, że na wysokość przysługujących diet nie ma wpływu to, czy zagraniczna podróż służbowa (tzw. delegacja) obejmuje państwa należące do UE, czy też kraje spoza UE. Uzależnienia takiego nie wprowadza żaden z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej: rozporządzenia delegacyjnego.

Delegacja, o której mowa w pytaniu, obejmować będzie kilka państw, a to oznacza, że zastosowanie będzie miał tu § 13 ust. 2 przywołanego rozporządzenia. Przepis ten stanowi, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może, ale nie musi, ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Istotnym dla rozliczenia wspomnianej delegacji będzie więc to, w jaki sposób pracodawca ustali państwo lub państwa docelowe. Jeżeli wyznaczy tylko jedno państwo docelowe, diety będą przysługiwać w wysokości przypisanej temu państwu. Jeżeli natomiast wyznaczone zostanie kilka państw docelowych, delegacja zostanie niejako podzielona na kilka odcinków i diety za okres podróży w każdym z nich będą przysługiwać w wysokościach obowiązujących w państwie docelowym, którego dotyczyć będzie dany odcinek.

Rozporządzenie delegacyjne nie określa zasad ustalania czasu podróży służbowej w danym państwie, w sytuacji gdy pracodawca wyznaczył kilka państw docelowych. W praktyce najczęściej stosuje się tu - po odpowiednich modyfikacjach - § 12 rozporządzenia delegacyjnego, z którego wynika, że czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Stosując powyższe zasady pracodawca powinien ustalić czas trwania danego odcinka zagranicznej podróży służbowej i obliczyć wysokość diet oraz innych świadczeń delegacyjnych przysługujących za ten etap delegacji.

Wysokość diet uzależniona jest od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej lub jej odcinków - jeżeli pracodawca wyznaczy kilka państw docelowych - i w myśl § 13 ust. 3 ww. rozporządzenia oblicza się je w następujący sposób:

za każdą dobę podróży zagranicznej (lub danego odcinka) przysługuje dieta w pełnej wysokości,
za niepełną dobę podróży zagranicznej (lub danego odcinka):

do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Stawki diet za dobę podróży w poszczególnych państwach zawarte są w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego.

W sytuacji gdy pracownikowi w delegacji zagranicznej zapewniono wyżywienie, kwota diety ulega zmniejszeniu w zależności od ilości i rodzaju posiłków - i tak:

przy zapewnieniu całodziennego wyżywienia pracownikowi przysługuje 25% diety,
przy zapewnieniu pojedynczych posiłków przyjmuje się, że każdy z nich stanowi odpowiednio:

śniadanie - 15% diety,
obiad - 30% diety,
kolacja - 30% diety.

Od wysokości diety uzależnione są inne świadczenia delegacyjne przysługujące z tytułu zagranicznej podróży służbowej, do których należą m.in.:

ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego odpowiadający jednej diecie w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu, przy czym w przypadku ponoszenia kosztów dojazdu tylko w jedną stronę ryczałt odpowiada 50% diety,
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Przy rozliczaniu delegacji zagranicznej należy uwzględnić także jej krajowe odcinki stosując wobec nich zasady obowiązujące przy krajowej podróży służbowej zawarte w rozdziale 2 rozporządzenia delegacyjnego.

Przykład

Pracownik zatrudniony w firmie, w której obowiązuje rozporządzenie delegacyjne odbył podróż służbową samolotem do trzech krajów Litwy, Łotwy oraz Estonii, w czasie której nie miał zagwarantowanych żadnych posiłków. Wyjazd na lotnisko w Warszawie nastąpił 8 lipca 2024 r. o godz. 8⁰⁰, wylot do Wilna o godz. 12⁰⁰, wylot z Wilna do Rygi miał miejsce 10 lipca br. o godz. 11⁰⁰. Następnie 12 lipca br. o godz. 13⁰⁰ pracownik wyleciał do Tallina, skąd 15 lipca br. o godz. 10⁰⁰ wyleciał do Warszawy. Lądowanie w Warszawie miało miejsce o godz. 12³⁰, a powrót do miejsca zamieszkania o godz. 15⁴⁰. Bez względu na sposób ustalenia państwa docelowego pracownik odbył dwie podróże krajowe - jedna trwała 4 godziny, druga 3 godziny 10 minut.

Natomiast rozliczenie części zagranicznej uzależnione jest od sposobu wyznaczenia państwa docelowego. Jeżeli była nim Estonia, podróż nie została podzielona na odcinki, co oznacza, że trwała od 8 lipca br. od godz. 12⁰⁰ do 15 lipca br. do godz. 12³⁰, czyli 7 dób i 30 minut. Przy jej rozliczaniu należało zastosować stawkę diety przypisaną Estonii (45 euro). Tytułem diet pracownik powinien otrzymać więc kwotę: [(7 × 45 euro) + (1/3 z 45 euro)] = 330 euro.

Jeżeli natomiast pracodawca wyznaczył trzy państwa docelowe to:

odcinek obejmujący Litwę trwał od 8 lipca br. od godz. 12⁰⁰ do 10 lipca br. do godz. 11⁰⁰ (1 doba i 23 godziny) i powinien być rozliczony według stawki diety przypisanej Litwie (45 euro), co oznacza, że pracownikowi przysługiwały dwie pełne diety, tj. 90 euro,
odcinek obejmujący Łotwę trwał od 10 lipca br. od godz. 11⁰⁰ do 12 lipca br. do godz. 13⁰⁰ (2 doby i 2 godziny) i powinien być rozliczony według stawki obowiązującej na terenie Łotwy (57 euro), co oznacza, że za ten odcinek pracownik otrzymał dietę w wysokości: [(2 doby × 57 euro) + (1/3 z 57 euro)] = 133 euro,
odcinek obejmujący Estonię trwał od 12 lipca br. od godz. 13⁰⁰ do 15 lipca br. do godz. 10⁰⁰ (2 doby i 21 godzin) i powinien być rozliczony według stawki obowiązującej na terenie Estonii (45 euro), co oznacza, że pracownikowi przysługiwały diety w wysokości: 3 × 45 euro = 135 euro.

Przy wyznaczeniu jednego państwa docelowego pracownik nabył prawo do diet w wysokości 330 euro, a przy ustaleniu trzech państw docelowych diety wyniosły 358 euro.