Wysokość diety w przypadku podróży zagranicznej

Pracownik wyjechał w podróż służbową do Finlandii. Wylot nastąpił we wtorek o 13⁰⁰, a samolot powrotny wylądował w kraju w piątek o 15⁰⁰. Dojazd na lotnisko nastąpił służbowym samochodem. Pracownik miał zapewniony hotel (3 doby) oraz śniadania (3). W jakiej wysokości przysługiwały mu diety?

Pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ K.p.). Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowych.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony wyżej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych. Zakładamy, że do pracownika z pytania stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Zgodnie z § 12 pkt 2 tego aktu prawnego, czas rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej odbywanej środkami komunikacji lotniczej liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Naczelny Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98) wyjaśnił, że: "Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty, itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna.". Zatem podróż zagraniczna pracownika z pytania trwała od wtorku od 13⁰⁰ (z chwilą startu samolotu w drodze do Finlandii) do piątku do 15⁰⁰ (do chwili lądowania samolotu w Polsce), czyli 3 pełne doby i 2 godziny.

W czasie podróży zagranicznej pracownik ma prawo m.in. do diety, która jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, a jej wysokość za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 1 i 2 zd. 1 oraz ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W przypadku podróży do Finlandii kwota ta wynosi 53 euro.

Pracownikowi, zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży przysługuje natomiast:

1/3 diety - do 8 godzin,
50% diety - ponad 8 do 12 godzin,
dieta w pełnej wysokości - ponad 12 godzin.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety (§ 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Przykład

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że pracodawca stosuje przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Pracownik spędził w zagranicznej podróży służbowej 3 pełne doby i 2 godziny. Pracodawca powinien więc wypłacić pracownikowi dietę w wysokości 152,85 euro, co wynika z wyliczenia: 159 euro (3 doby x 53 euro) + 17,67 euro (53 euro x 1/3) = 176,67 euro; 176,67 euro - 23,85 euro [(53 euro x 15% x 3)] = 152,82 euro.

Wspomnijmy, że w przypadku gdy pracownik odbywa podróż zagraniczną w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, należy odpowiednio zastosować przepisy rozdziału 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, dotyczące podróży krajowej (§ 21 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

GIP W takiej sytuacji: "(...) odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną (...)" (por. stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. w sprawie delegacji służbowych przedstawicieli handlowych, znak GPP-417-4560-10/09/PE/RP).