Ewidencja księgowa zaliczki na zagraniczną podróż służbową

W naszej firmie nie prowadzimy kasy walutowej. Zakupiliśmy w banku 500 euro i przekazaliśmy je pracownikowi jako zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej do Hiszpanii. Po jakim kursie należy zaewidencjonować w księgach rachunkowych pobraną przez pracownika zaliczkę?

W przypadku gdy jednostka nie posiada rachunku walutowego oraz nie prowadzi kasy walutowej, to walutę zakupioną w banku w celu przekazania pracownikowi zaliczki na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej, należy przeliczyć według faktycznie zastosowanego kursu, czyli kursu, po którym nabyto walutę (art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Z kolei zwrot przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki wypłaconej w walucie obcej, gdy jednostka nie prowadzi kasy, wycenia się po kursie, po jakim bank odkupił tę walutę, tj. według kursu faktycznie zastosowanego. Natomiast jeśli koszty podróży zagranicznej będą przewyższały wypłaconą zaliczkę i jednostka będzie miała obowiązek wypłacenia pracownikowi środków pieniężnych, to gdy zwrot zostanie dokonany w walucie obcej, należy przekazaną kwotę wycenić również według kursu jej nabycia, tj. faktycznie zastosowanego. W księgach rachunkowych jednostki przekazanie pracownikowi zaliczki w walucie obcej nabytej w kantorze lub w banku może przebiegać następującym zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

W celu uniknięcia rozbieżności między rozliczeniami rachunkowymi a podatkowymi, rozliczenie kosztów podroży zagranicznej, które zostały udokumentowane fakturami wyrażonymi w walucie obcej wystawionymi na pracodawcę, można przeliczać dla celów bilansowych po kursie stosowanym dla celów podatkowych, tj. po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień ich wystawienia. Inne koszty, np. kwotę przysługujących pracownikowi diet, można wycenić po kursie z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży.

Tabele kursów średnich NBP dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Najczęściej kursy waluty z dnia wypłaty zaliczki i z dnia jej rozliczenia są różne, z tego powodu powstają dodatnie lub ujemne różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikiem. Stanowią one odpowiednio przychody finansowe lub koszty finansowe (art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Przykład

Założenia

Jednostka, która nie posiada rachunku walutowego ani nie prowadzi kasy walutowej w dniu 8 listopada 2018 r. wypłaciła pracownikowi na przewidywane koszty podróży służbowej do Hiszpanii 500 euro. Przekazana kwota została nabyta w banku po kursie 4,38 zł/euro.
Po powrocie, w dniu 15 listopada 2018 r., pracownik przedstawił dowody dokumentujące wydatki na kwotę 470 euro, z których wynikały następujące koszty:

a) dieta w wysokości 200 euro (przeliczono ją po średnim kursie NBP z dnia 14 listopada 2018 r., tj. 4,2954 zł/euro),

b) faktura za nocleg wystawiona na pracodawcę w dniu 13 listopada 2018 r. na kwotę 270 euro (wyceniono ją po kursie z dnia 12 listopada 2018 r., tj. 4,2962 zł/euro).

Zwróconą przez pracownika niewykorzystaną kwotę zaliczki, tj. 30 euro, odsprzedano do banku po kursie 4,27 zł/euro.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. KW - nabycie waluty w banku i przekazanie jej bezpośrednio pracownikowi: 500 euro × 4,38 zł/euro	2.190,00 zł	23-4	10
2. PK - rozliczenie kosztów podróży:
a) przysługujące diety: 200 euro × 4,2954 zł/euro	859,08 zł	40	23-4
b) faktura za nocleg: 270 euro × 4,2962 zł/euro	1.159,97 zł	40	23-4
3. KP - zwrot niewykorzystanej części zaliczki i sprzedaż waluty do banku: 30 euro × 4,27 zł/euro	128,10 zł	10	23-4
4. PK - różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikiem: 2.190 zł - (859,08 zł + 1.159,97 zł + 128,10 zł)	42,85 zł	75-0	23-4