Połączenie zagranicznej podróży służbowej z urlopem pracownika

Dyrektor firmy wyjeżdża na trzy dni w delegację służbową do Chin. Następnie spędzi tam dwutygodniowy urlop. Za jaki okres powinny mu zostać naliczone diety? Czy koszt biletu powrotnego jest kosztem firmy?

Po zakończeniu wykonywania zleconych zadań służbowych pracownik może pozostać za granicą w celach prywatnych pod warunkiem, że zgodzi się na to jego pracodawca. Przepisy podatkowe ani prawa pracy nie zakazują łączenia podróży służbowej z prywatnym pobytem pracownika w miejscu docelowym delegacji. Rozliczając taką podróż, pracodawca musi jednak wyraźnie wyodrębnić z jej czasu okres będący prywatnym pobytem pracownika.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia o podróżach służbowych czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
   
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
   
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Przepisy nie wyjaśniają jak ustalić ten czas, gdy dochodzi do przerwania ciągłości podróży służbowej, tak jak w przypadku opisanym w pytaniu. Wydaje się jednak, że prywatny pobyt pracownika powinien być liczony od momentu zakończenia przez niego wykonywania zadań służbowych. Nie wydaje się też błędem przyjęcie, że prywatny pobyt pracownika zaczyna się z początkiem kolejnej doby, w której pracownik rozpoczyna korzystanie z urlopu wypoczynkowego. Aby zapobiec ewentualnym sporom, wymienione kwestie ustala się wcześniej, co będzie miało znaczenie przy rozliczaniu takiej delegacji.

Zwracamy uwagę! Okresu prywatnego pobytu w miejscowości docelowej nie można uznać za kontynuację podróży służbowej. W tym czasie nie jest bowiem realizowany cel podróży, jakim jest wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy (art. 77⁵ § 1 K.p.). Dlatego okresy podróży służbowej oraz prywatnego pobytu powinny zostać wyraźnie przez pracodawcę oznaczone.

Zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych reguluje rozporządzenie o podróżach służbowych. Do jego stosowania wprost zobowiązane są tylko jednostki sfery budżetowej. Jeżeli pracodawca prywatny nie ustali odrębnych zasad rozliczania, obowiązują go przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,
   
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów,
   
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Koszty prywatnego pobytu (koszty noclegu, posiłków, przejazdów lokalnych, ubezpieczenia, ewentualnego przebukowania biletu) pracownik powinien opłacić z własnych środków. Takich wydatków nie sposób zakwalifikować do świadczeń związanych z podróżą służbową. Za ten okres pracownik nie ma również prawa do diet. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 kwietnia 2011 r. (sygn. IBPBII/1/415-27/11/BD) zgodnie, z którą: "(...) pracownikowi za dni/godziny przedłużenia delegacji wnioskodawca (pracodawca - przypis redakcji) nie będzie pokrywał kosztów noclegu, diet i innych ewentualnych kosztów. (...)". Takie same stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 2 października 2009 r. (sygn. IPPB5/423-414/09-4/JC).

Pracodawca powinien natomiast pokryć koszty podróży powrotnej pracownika z miejscowości wykonywania zleconych zadań do kraju (koszt biletu). Jest do tego zobowiązany na podstawie § 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia o podróżach służbowych. Taki wydatek i tak zostałby przez niego poniesiony, nie ma więc znaczenia, że pracownik swój pobyt przedłużył.