Obniżanie diety z tytułu krótkotrwałych zagranicznych podróży służbowych

Pracownik odbywa krótkie zagraniczne podróże służbowe, podczas których ma zapewnione stosownie do pory dnia posiłki. Na skutek obniżeń z tego tytułu pracownikowi nie pozostaje kwota w wysokości 25% diety. Czy mimo to jesteśmy zobowiązani ją wypłacić?

Tak, pracodawca jest obowiązany wypłacić dietę w części przeznaczonej na inne drobne wydatki.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.). Pracodawca z tzw. sfery budżetowej ustala je zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych. Ten sam akt obowiązuje pozostałych pracodawców, gdy samodzielnie nie określili należności z omawianego tytułu (art. 77⁵ § 3 K.p.).

Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych
dostępne są w serwisie
www.przepisy.gofin.pl.

Stosując regulacje rozporządzenia o podróżach służbowych należy mieć na uwadze, że dieta z tytułu podróży zagranicznej jest przeznaczona nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia, lecz także na inne drobne wydatki. Zgodnie z jego § 13 ust. 3 ustala się ją w następujący sposób:

za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
za niepełną dobę podróży zagranicznej:

do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ważne: Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety na inne drobne wydatki, ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych.

Z kolei w myśl § 14 ust. 2 tego aktu kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety; obiad - 30% diety; kolacja - 30% diety. Na posiłki przeznaczono zatem łącznie 75% diety. Prowadzi to do wniosku, że niezależnie od długości podróży oraz ilości zapewnionych posiłków, w każdej dobie czy jej części pracownik zachowuje prawo do co najmniej 25% diety na inne drobne wydatki.

Wobec braku analogicznego, jak przy podróży krajowej, odesłania do pełnej diety, obniżenie z tytułu poszczególnych posiłków w przypadku krótkiej zagranicznej podróży służbowej oblicza się od diety obniżonej. Powyższe znajduje potwierdzenie w sposobie ustalania części na drobne wydatki przy zapewnieniu pełnego wyżywienia. Regulujący tę kwestię przepis § 14 ust. 1 odsyła bowiem do § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych, nakazując za podstawę przyjąć pełną lub częściową dietę, w zależności od długości podróży służbowej.

Przykład

Pracownik zatrudniony w Kostrzynie n/O odbywa krótkie podróże służbowe do Niemiec. W poniedziałek 8 czerwca br. przebywał w takiej podróży od 6⁰⁰ do 18⁰⁰(12 godz.), a w środę 10 czerwca br. od 6⁰⁰ do 16⁰⁰(10 godz.). W pierwszym dniu zapewniono mu pełne wyżywienie, a w drugim tylko obiad.

Pracownik nabył prawo do diety za podróż odbytą w:

poniedziałek w wysokości: 50% x 49 euro = 24,50 euro; 25% x 24,50 euro = 6,13 euro,
środę w wysokości: 24,50 euro - (30% x 24,50 euro) = 17,15 euro.