A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 17 (880) z dnia 10.06.2015

Obniżanie diety o koszt posiłku w podróży zagranicznej

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec trwającą 10 godzin. Na miejscu pracodawca zapewnił mu obiad i kolację. W jaki sposób dokonać pomniejszenia diety za podróż o zapewnione bezpłatne posiłki? Czy kwotę zmniejszającą należy ustalić na podstawie pełnej diety przysługującej za podróż służbową do Niemiec, czy diety należnej ze względu na długość podróży?

Metodyka pomniejszania diety o koszt posiłku w zagranicznej podróży służbowej nie została określona w przepisach dotyczących podróży służbowych, podobnie jak brak jest regulacji w tym zakresie w odniesieniu do krajowej podróży służbowej. W przypadku tej ostatniej podróży zostało jednak ukształtowane stanowisko w sprawie sposobu pomniejszania diety krajowej o koszt posiłku, w oparciu m.in. o opinie urzędów wydane w tej sprawie. Jak uznało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, wypowiadając się w kwestii pomniejszania diety w krajowej podróży służbowej w opinii z dnia 16 marca 2013 r.:

"(...) jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b) (rozporządzenia w sprawie podróży służbowej - przyp. red.) połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł)". W stanowisku tym resort pracy przychylił się do literalnej wykładni § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Zgodnie z tym przepisem, kwotę diety, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia (w wysokości 30 zł), pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego posiłku, w odpowiednich wartościach procentowych wskazanych w § 7 ust. 4 tego rozporządzenia. Ministerstwo uznało, że wobec bezpośredniego odwołania się w przepisie dotyczącym pomniejszania diety krajowej do regulacji ustalającej wysokość pełnej diety za dobę podróży na poziomie 30 zł, pomniejszenia należy dokonać biorąc pod uwagę właśnie tę kwotę. Analogiczne zastosowanie takiego mechanizmu pomniejszania diety w przypadku podróży zagranicznej może jednak budzić wątpliwości.

Należy zwrócić uwagę, że § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia (dotyczący podróży zagranicznej) stanowi, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednią wartość procentową diety. Nie ma w tym przepisie odniesienia do kwot diet za podróż służbową do poszczególnych państw, wyszczególnionych w załączniku do rozporządzenia (tj. do diet w pełnej wysokości). Takie odniesienie do pełnej diety znajduje się jedynie w przepisach dotyczących pomniejszania diety krajowej. Brak podobnego zapisu w § 14 ust. 2 tego rozporządzenia stawia pod znakiem zapytania możliwość pomniejszenia diety o koszt posiłku ustalany w każdym przypadku od pełnej diety. Wątpliwości pogłębia jeszcze brzmienie § 14 ust. 1 tego rozporządzenia, zgodnie z którym pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej całodzienne, bezpłatne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia. Przepis ten różnicuje wysokość diety w zależności od długości podróży. Z tych względów zasadne wydaje się pomniejszanie diety za podróż zagraniczną o odpowiednią wartość procentową ustalaną od diety faktycznie przysługującej w danym przypadku.

Przykład

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową do Niemiec, trwającą 10 godzin. Z tego tytułu, zgodnie z § 13 ust. 3 ww. rozporządzenia, przysługuje mu 50% diety, tj. 24,50 euro (50% × 49 euro). W państwie docelowym podróży pracownikowi zapewniono bezpłatny obiad i kolację. W związku z tym dieta uległa pomniejszeniu o koszt posiłku, odpowiednio o:

30% diety - z tytułu zapewnienia obiadu,
30% diety - z tytułu zapewnienia kolacji.

Określona procentowo kwota zmniejszająca powinna zostać ustalona od diety faktycznie przysługującej pracownikowi (tj. od połowy, a nie od całej diety), zgodnie z wyliczeniem:

30% × 24,50 euro = 7,35 euro. Należna dieta podlega pomniejszeniu łącznie o 14,70 euro (2 × 7,35 euro) i wynosi 9,80 euro (24,50 euro - 14,70 euro).