Określenie wysokości diet zagranicznych w przepisach wewnętrznych i zasady naliczania tych świadczeń

W jaki sposób pracodawca niebędący jednostką sfery budżetowej może obniżyć wysokość diet przysługujących z tytułu podróży zagranicznych zatrudnionym kierowcom? Jak prawidłowo naliczać diety w przypadku, gdy podróż zagraniczna nie obejmuje pełnej doby? Czy pracodawca w zarządzeniu wewnętrznym może obniżyć diety z tytułu podróży zagranicznych kierowcom, przyznając je jednocześnie innym pracownikom w pełnej wysokości?

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych nie ograniczają się do pracowników sfery budżetowej. Wskazuje na to przepis art. 77⁵ § 5 K.p., zgodnie z którym w zakładach, w których układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub indywidualne umowy o pracę nie zawierają postanowień określających warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, do pracowników stosuje się wprost przepisy wspomnianego rozporządzenia.

Tekst rozporządzenia o podróżach służbowych dostępny jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Zakres ingerencji prywatnego pracodawcy w wysokość diet z tytułu podróży zagranicznych określa § 4 powołanej normy.

W praktyce oznacza to, że zakłady, które nie są związane postanowieniami układu zbiorowego pracy, ani nie są obowiązane do wydania regulaminu wynagradzania, mogą wprowadzić niższe diety zagraniczne jedynie w drodze aneksowania umów zawieranych z pracownikami lub stosując tryb wypowiedzenia zmieniającego.

Wobec jednoznacznej treści wskazanych przepisów obniżenie wysokości diety zagranicznej w drodze wewnętrznego zarządzenia pracodawcy nie rodzi żadnych skutków prawnych, skoro ustawodawca nie przewidział takiej możliwości. To zaś oznacza, że pomimo takich postanowień kierowcy nabywają prawo do diet z tytułu podróży zagranicznej zgodnie z załącznikiem do przywołanego rozporządzenia, w wysokości ustalonej dla państwa docelowego podróży. Ten stan rzeczy będzie się utrzymywał do czasu wprowadzenia wymaganych zmian do treści indywidualnych umów o pracę. Co więcej nawet zmiana umów nie wyklucza możliwości domagania się przez kierowców wyrównania diet za wcześniejsze okresy.

Ustawodawca różnicuje zasady naliczania diet krajowych i zagranicznych, gdy podróż służbowa trwa niepełną dobę. W przypadku podróży krajowych dotyczy to również rozpoczętej, a niezakończonej doby w podróży trwającej łącznie dłużej niż dobę. Jeśli podróż krajowa trwa krócej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownik nabywa prawo do 50% diety, a gdy przekracza ona 12 godzin do całej diety. Podróż krajowa trwająca mniej niż 8 godzin nie rodzi po stronie kierowcy prawa do tego świadczenia (§ 7 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). W przypadku dłuższych podróży krajowych, jeśli ostatnia, niepełna doba trwa do 8 godzin, kierowca ma prawo do połowy diety, a powyżej tej wartości nabywa prawo do całego świadczenia (§ 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Zasady ulegają uproszczeniu w przypadku podróży zagranicznych, gdyż podróż trwająca do 8 godzin uprawnia do 1/3 diety, od 8 do 12 godzin - do połowy tego świadczenia, a gdy przekracza 12 godzin - do pełnej jego wysokości. Regułę tę stosuje się niezależnie od tego, czy podróż zagraniczna zamyka się w ramach jednej doby, czy też obejmuje kilka dób. Jeśli pracodawca nie określił innych warunków wypłacania pracownikom świadczeń z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub treści umów o pracę, zasady te znajdą zastosowanie bez względu na to, czy pracodawca ingerował w wysokość należnych pracownikom diet.

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest ta, która przyznaje pracownikom równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków (art. 11² K.p.). W tym kontekście obniżenie diet za podróże zagraniczne jedynie wobec kierowców, przy jednoczesnym przyznaniu tego świadczenia w pełnej wysokości pozostałym pracownikom, musiałoby być obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być w ten sposób osiągnięty pod warunkiem, że środki służące osiągnięciu tego celu były właściwe i konieczne. Częstotliwość odbywania podróży służbowych przez kierowców oraz wysokie koszty wypłacania im pełnych diet to zbyt mało, by uzasadniać takie różnicowanie sytuacji pracowników w ramach jednego zakładu. Działanie takie mogłoby być uznane za dyskryminację pośrednią, gdyż dotyczyłoby większej grupy pracowników (kierowców). W związku z tym pracownicy mogliby domagać się od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej, niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W efekcie jeśli pracodawca zamierza obniżyć wysokość diet zagranicznych, powinno to dotyczyć wszystkich pracowników, a nie przedstawicieli jednej grupy zawodowej.

Firma wypłaca kierowcom diety krajowe i zagraniczne za każde zadanie służbowe realizowane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Siedziba ta położona jest blisko granicy z Litwą, dlatego też podróże do tego kraju sporadycznie przekraczają 8 godzin. Diety zagraniczne zarządzeniem wewnętrznym obniżono do wysokości diety krajowej.

Wspomniane zarządzenie nie wywiera wpływu na wysokość roszczeń kierowców wynikających z odbywanych podróży zagranicznych. W związku z tym wypłacając kierowcom diety zagraniczne w wysokości diet krajowych, pracodawca bezpodstawnie zaniża ich wysokość, co zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 K.p. stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. Kierowcy mogą domagać się wyrównania diet nawet za 3 lata wstecz, gdyż taki jest okres przedawnienia roszczeń finansowych (art. 291 § 1 K.p.).

Pracodawca powinien niezwłocznie wprowadzić postanowienie o obniżeniu diet za podróże zagraniczne do treści umów o pracę. Po takiej zmianie będzie mógł wypłacać za wszystkie podróże zagraniczne dietę równą diecie krajowej, stosując jednak zasady naliczania określone w § 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych.