Prawo kierowców do ryczałtów za nocleg spędzony w kabinie samochodu podczas podróży służbowej

Czy kierowca zatrudniony w przewozach międzynarodowych nabywa prawo do ryczałtów za noclegi odbywane w kabinie pojazdu na terytorium Polski? Czy w przypadku podróży zagranicznych prawo do ryczałtu uzależniono od trwania noclegu nieprzerwanie co najmniej 6 godzin pomiędzy 21⁰⁰ a 7⁰⁰ podobnie, jak ma to miejsce przy podróżach krajowych? W jaki sposób naliczyć ryczałty kierowcy, który w czasie podróży zagranicznej korzysta z noclegu w kabinie pojazdu na terenie kraju?

Przypominamy, że powiększony skład Sądu Najwyższego w uchwale z dnia 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14, M.P.Pr. 2014/10/531-536) uznał, iż zapewnienie kierowcy odpowiedniego miejsca do spania w kabinie pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia bezpłatnego noclegu, który zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty ryczałtu. Podstawą tej tezy jest przekonanie, że wobec odwołania się w przepisach do pojęć "odpowiedniego miejsca do spania" i "zapewnienia bezpłatnego noclegu", które nie są tożsame należy uznać, iż nie mogą być one stosowane zamiennie. Przeciwnie, pojęcie bezpłatnego noclegu należy utożsamiać z usługą hotelarską, a skoro istotą ryczałtu jest oderwanie od rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika, brak zapewnienia bezpłatnego noclegu rodzi po stronie kierowcy roszczenie o wypłatę tego świadczenia. Na łamach omawianej uchwały Sąd Najwyższy przyjął, że kierowcom przysługuje prawo do ryczałtów w wysokości gwarantowanej pracownikom jednostek sfery budżetowej lub wyższej, wynikającej z treści wewnętrznych przepisów płacowych lub indywidualnych umów o pracę. Jako uzasadnienie wskazał treść art. 77⁵ § 4 K.p., zgodnie z którym przepisy wewnątrzzakładowe lub indywidualne umowy mogą ustalać wysokość diety za dobę podróży zagranicznej na poziomie nie niższym, niż dieta krajowa przysługująca pracownikom sfery budżetowej. Tej regulacji nie można jednak rozciągać na inne świadczenia przysługujące w związku z takimi podróżami, w tym m.in. ryczałty noclegowe.

Uchwała 7 sędziów SN odnosi się do podróży zagranicznych, gdyż tego dotyczyło przekazane do rozstrzygnięcia przez ten Sąd zagadnienie prawne. Co więcej orzeczenie wydano w oparciu o nieobowiązujące (uchylone z dniem 1 marca 2013 r.) przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Z uwagi na identyczną treść aktualnego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi... (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych skutki uchwały są znacznie szersze. Wykładnię prawa zaprezentowaną przez Sąd Najwyższy można bowiem odnosić do rozliczania noclegów na podstawie obecnie obowiązującego rozporządzenia, w tym noclegów w czasie podróży krajowej. Skoro udostępnienie kierowcy odpowiedniego miejsca do spania nie jest równoznaczne z zapewnieniem bezpłatnego noclegu, a pracownik nie przedłożył rachunku za hotel, spełniona jest większość warunków, od których ustawodawca uzależnił roszczenie o wypłatę ryczałtu za nocleg w podróży krajowej, w wysokości co najmniej 150% diety, czyli obecnie 45 zł.

Z perspektywy kierowcy to, czy korzysta z noclegu na terenie kraju, czy poza jego granicami nie ma większego znaczenia. Przez cały okres podróży obowiązują go bowiem te same przepisy dotyczące czasu pracy oraz czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i odpoczynków. Skoro każdy nocleg spędza on w kabinie pojazdu, który prowadzi, to kraj, w którym zatrzymał się na nocleg nie powinien wpływać na sytuację kierowcy, co podlega jednak pewnym modyfikacjom. Przepis § 8 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych uzależnia prawo do ryczałtu noclegowego w Polsce w wysokości 150% diety od tego, czy nocleg obejmuje co najmniej 6 godzin pomiędzy 21⁰⁰ a 7⁰⁰. Takie ograniczenie nie występuje w przypadku korzystania z noclegu poza granicami kraju. W praktyce oznacza to, że jeśli kierowca korzystał z noclegu podczas odcinka podróży krajowej, przeznaczając na ten cel 9 godzin w ramach skróconego odpoczynku dziennego, który przypadał np. od 8⁰⁰ do 17⁰⁰, nie nabędzie prawa do ryczałtu za nocleg w podróży krajowej, gdyż ani jedna godzina nie wystąpiła w przedziale od 21⁰⁰ do 7⁰⁰. Taki sam odpoczynek wykorzystany poza granicami kraju uprawniałby pracownika do ryczałtu w wysokość 25% limitu hotelowego, określonego dla państwa skorzystania z odpoczynku. Warto jednak pamiętać, że w przypadku gdy nocleg w podróży krajowej obejmuje co najmniej 6 godzin z przedziału od 21⁰⁰ do 7⁰⁰, niewypłacenie ryczałtu w terminie będzie wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 1 K.p., zagrożonym karą grzywny.

Pracodawca zatrudnia kierowców w transporcie międzynarodowym, którzy podczas podróży służbowej korzystają z noclegów w odpowiednim miejscu do spania w kabinie pojazdu. Kierowcom zdarza się korzystać z noclegów na terenie Polski, w drodze za granicę oraz czasem w drodze powrotnej do bazy transportowej pracodawcy. Nabywają oni prawo do ryczałtów zarówno za noclegi w podróży krajowej, jak i za etapy zagraniczne.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 12 czerwca 2014 r. umożliwienie kierowcy nocowania w kabinie nie stanowi zapewnienia bezpłatnego noclegu w podróży służbowej, które zwalnia z obowiązku wypłaty ryczałtu.

W przypadku podróży krajowych ograniczeniem jest przepis wymagający, aby nocleg obejmował 6 godzin z przedziału od 21⁰⁰ do 7⁰⁰. W odniesieniu do kierowców, którzy jeżdżą nocami, a w dzień odpoczywają będzie to okoliczność pozbawiająca prawa do ryczałtów za noclegi wykorzystane na terenie kraju. Wobec braku podobnego ograniczenia do noclegów w podróży zagranicznej należy przyjąć, że niezależnie od pory ich wykorzystywania kierowca nabędzie prawo do ryczałtu za każdy z noclegów.

Zwracamy uwagę! Wypłacanie przez pracodawcę ryczałtu za nocleg spędzony w kraju przypadający poza przedziałem godzinowym od 21⁰⁰ do 7⁰⁰ jest dopuszczalne jako działanie korzystniejsze dla pracownika od minimalnych standardów z rozporządzenia o podróżach służbowych. Będzie to jednak świadczenie wypłacane dobrowolnie, a więc nie będzie korzystało z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS oraz ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.