Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów w podróży służbowej

1) Pracownik do miejscowości będącej celem zagranicznej podróży służbowej dojechał samochodem służbowym. Natomiast po miejscowości docelowej (z uwagi na uliczne "korki") poruszał się tramwajem. Czy w takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej? Czy jeżeli pracodawca wypłaci taki ryczałt, to u pracownika powstanie z tego tytułu przychód podlegający opodatkowaniu? Należy dodać, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej obowiązujących pracowników jednostek sfery budżetowej.

W tym przypadku pracownikowi nie przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jeżeli pracodawca wypłaci taki ryczałt lub też zwróci pracownikowi faktycznie poniesione przez niego wydatki na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, to po stronie pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Jak wynika z § 2 powołanego rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokości diet, ryczałtów za nocleg
i dojazdy w podróży służbowej dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Stosownie do § 17 ust. 3 powołanego rozporządzenia, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Wymieniony ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy,

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których jest przeznaczony ten ryczałt.

Ze stanu faktycznego zawartego w pytaniu wynika, że pracownik odbył zagraniczną podróż samochodem służbowym. Pracownikowi nie przysługują więc należności z tytułu zwrotu kosztów poruszania się środkami komunikacji miejscowej (§ 17 ust. 4 pkt 1 powołanego rozporządzenia). Jeżeli pracodawca dokona zwrotu pracownikowi takich wydatków czy to w formie zryczałtowanej, czy też w kwocie rzeczywiście przez pracownika poniesionej, to powinien ją doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika ze stosunku pracy i opodatkować.

Nie znajdzie tu zastosowania powołany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Przepis ten zwalnia od podatku należności z tytułu podróży służbowej, do wysokości określonej w stosownych przepisach. Tymczasem z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że pracownikowi odbywającemu podróż zagraniczną samochodem służbowym wspomniana kwota się nie należy.

2) W przypadku zagranicznych podróży służbowych obowiązuje zasada, że ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie przysługuje m.in., jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym samochodem. Czy takie same zasady finansowania kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej obowiązują w przypadku odbywania podróży krajowej?

Nie. Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej bez względu na to, jakim środkiem transportu tę podróż odbywa. Warunkiem przyznania tego ryczałtu jest poniesienie przez pracownika wydatku na dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

Na podstawie § 9 ust. 1 powołanego rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Obecnie wynosi on 6 zł za dobę (30 zł x 20%). Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Zwrot kosztów dojazdów może się odbyć także poprzez zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika prawidłowo udokumentowanych wydatków, pod warunkiem, że pracodawca wyraził zgodę na taką formę rozliczenia. Tak wynika z § 9 ust. 3 powołanego rozporządzenia.

Niezależnie od formy zwrotu wydatków poniesionych z tytułu dojazdów środkami komunikacji miejscowej, zwrócona pracownikowi kwota korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.