Rozliczenie podróży służbowej pracownika wysłanego w delegację zagraniczną

Pracownik został delegowany w podróż służbową za granicę, którą odbył pociągiem. Jak rozliczyć jego diety za krajową część tej podróży?

W przypadku podróży zagranicznej z elementami podróży krajowej każdy odcinek podróży do i od granicy liczy się oddzielnie.

Pracodawcy mogą samodzielnie ustalać wysokość i rodzaj świadczeń przysługujących delegowanym pracownikom. Regulujący poruszoną kwestię art. 77⁵ § 2 K.p. stanowi jednak, że diety ustalone przez pracodawcę nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Jeśli pracodawca samodzielnie nie uregulował omawianej problematyki, stosuje przepisy rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, odpowiednio:

na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Pracownikowi delegowanemu w podróż służbową w Polsce przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wysokość diety określona rozporządzeniem wynosi 23 zł za każdą dobę podróży. Wysokość diety krajowej, w przypadku gdy podróż służbowa trwa nie dłużej (lub dłużej) niż dobę podawaliśmy m.in. w UiPP nr 12/2010, str. 39-41.

W przypadku podróży zagranicznej pracownikowi również przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na pokrycie kosztów wyżywienia oraz na inne drobne wydatki podczas podróży służbowej poza granicami kraju przysługuje dieta w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Za każdą dobę podróży służbowej od chwili przekroczenia granicy polskiej dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Czas pobytu pracownika za granicą liczy się w różny sposób, w zależności od rodzaju środka komunikacji jakim pracownik podróżuje. Jeśli podróż odbywa się, tak jak podano w pytaniu, środkami komunikacji lądowej - czas podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98) czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna. Natomiast Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 listopada 2000 r. (sygn. akt I PKN 108/00, OSNP 2002/12/306) stwierdził, że: „Czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną."

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do powołanego na wstępie rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych.

Przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej powstawały wątpliwości dotyczące rozliczania części krajowej takiej podróży. Kwestię te wyjaśnił Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy. W piśmie z dnia 2 lutego 2009 r. (znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP) stwierdził, że w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną.

Przykład

Pracownik wyjechał w podróż służbową z Bydgoszczy do Monachium w poniedziałek - 31 maja br. o 6⁰⁰. Granicę przekroczył o 13⁰⁰ w Świecku. W Monachium przebywał 3 dni, a czwartego dnia rozpoczął podróż powrotną przekraczając granicę polską w piątek - 4 czerwca br. o 14⁰⁰. Do Bydgoszczy dojechał o 21⁰⁰. Pracownikowi nie zapewniono wyżywienia za granicą.

W świetle powyższych wyjaśnień pracownika należy rozliczyć z trzech odcinków podróży:

dwóch krajowych (Bydgoszcz-Świecko, Świecko-Bydgoszcz),
jednego zagranicznego (Świecko-Monachium-Świecko).

Pracownik nabył prawo do 4 i 1/3 diety z tytułu podróży zagranicznej, w której przebywał 4 pełne doby i 1 godzinę. Natomiast za dwie podróże służbowe odbywane na terenie kraju nie otrzyma diety, ponieważ każda z nich trwała krócej niż 8 godzin.