Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej, na poczet której wypłacono zaliczkę w złotówkach

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Jak rozliczyć tę zaliczkę z pracownikiem oraz jak ją ująć w księgach rachunkowych?

W świetle § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznejz dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) pracownik, odbywający zagraniczną podróż służbową, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Należy pamiętać, iż średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki służy jako przelicznik, według którego ustala się kwotę w złotówkach, jaką pracodawca powinien wypłacić pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej. Kurs ten nie ma zastosowania do wyceny kosztu podróży służbowej na potrzeby podatkowe i bilansowe.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof).

Dla celów podatkowych i bilansowych do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej przyjmuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

W związku z przyjęciem do rozliczenia zaliczki wypłaconej w polskich złotych różnych kursów (inny do rozliczenia z pracownikiem, inny do ujęcia w księgach rachunkowych), powstaną na rozrachunkach z pracownikami różnice. Nie będą to jednak typowe różnice kursowe, ale ich wartość można odnieść na konto kosztów lub przychodów finansowych jako różnice z rozliczenia zaliczki w polskich złotych.

Przykład

Koszty podróży służbowej są niższe od pobranej zaliczki

I. Założenia:

1. 5 maja 2014 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 500 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs euro ogłoszony przez NBP wynosił: 4,21 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 2.105 zł.

2. 8 maja 2014 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Koszty ogółem wyniosły: 410 EUR. Do rozliczenia kosztów pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 410 EUR × 4,21 zł/EUR = 1.726,10 zł. Zatem pracownik zwróci do kasy kwotę: 2.105,00 zł – 1.726,10 zł = 378,90 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po kursie średnim NBP z 7 maja 2014 r., który wynosił przykładowo: 4,19 zł/EUR.

4. Jednostka rozlicza koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. KW – wypłata zaliczki z kasy na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej	2.105,00 zł	23-4	10
2. PK – rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika: 410 EUR × 4,19 zł/EUR =	1.717,90 zł	40-6	23-4
3. KP – zwrot przez pracownika do kasy niewykorzystanej części zaliczki	378,90 zł	10	23-4
4. PK – ujęcie różnicy powstałej na rozrachunkach z rozliczenia zaliczki w polskich złotych z pracownikiem: 2.105,00 zł – (1.717,90 zł + 378,90 zł) =	8,20 zł	75-1	23-4

III. Księgowania:

Koszty podróży służbowej są niższe od pobranej zaliczki

Przykład

Koszty podróży służbowej są wyższe od pobranej zaliczki

I. Założenia:

1. 5 maja 2014 r. pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 400 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił: 4,21 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 1.684,00 zł.

2. 8 maja 2014 r. pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Koszty ogółem wyniosły: 450 EUR. Do rozliczenia kosztów pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 450 EUR × 4,21 zł/EUR = 1.894,50 zł. Zatem pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę: 1.894,50 zł – 1.684,00 zł = 210,50 zł.

3. Koszt dla celów bilansowych został przeliczony na złote po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP 7 maja 2014 r., który wynosił przykładowo: 4,19 zł/EUR.

4. Jednostka rozlicza koszty wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. KW – wypłata zaliczki z kasy na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej	1.684,00 zł	23-4	10
2. PK – rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika: 450 EUR × 4,19 zł/EUR =	1.885,50 zł	40-6	23-4
3. KW – wypłata pracownikowi z kasy kwoty z tytułu podróży służbowej niepokrytej zaliczką	210,50 zł	23-4	10
4. PK – ujęcie różnicy powstałej na rozrachunkach z rozliczenia zaliczki w polskich złotych z pracownikiem: (1.684,00 zł + 210,50 zł) – 1.885,50 zł =	9,00 zł	75-1	23-4