Moment ujęcia w księgach rachunkowych kosztów delegacji

W listopadzie 2013 r. pracownicy naszej firmy przebywali w delegacji zagranicznej. Rozliczenie kosztów otrzymałam dopiero w połowie stycznia 2014 r. W którym okresie mam ująć koszty delegacji? Czy będą one stanowiły koszty podatkowe?

Bilansowe ujęcie kosztów podróży służbowej

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownicy odbyli podróż służbową w 2013 r. Uwzględniając zatem obowiązującą w rachunkowości zasadę memoriału, wydatki związane z tą podróżą powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych tego właśnie roku. Nie ma znaczenia, że faktyczne rozliczenie z pracownikiem nastąpiło dopiero w styczniu 2014 r.

Zgodnie bowiem z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ewidencja kosztów podróży służbowej w księgach 2013 r., na podstawie zatwierdzonego przez kierownika rozliczenia, powinna przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
(w analityce: Pozostałe koszty),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

oraz przeniesienie kosztów na konta zespołu 5:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Nierozliczone na dzień bilansowy saldo Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" - odzwierciedlające zobowiązanie jednostki wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów delegacji służbowej - wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Należy jednak zauważyć, iż konto 23-4 wykazywać będzie saldo Ma tylko w przypadku, gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji.

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji, konto 23-4 wykazywać będzie saldo Wn, stanowiące należność od pracownika, które wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".

Podatkowe rozliczenie kosztów podróży służbowej

Należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. W sytuacji opisanej w pytaniu rozliczenie delegacji nastąpiło w styczniu 2014 r., zatem w tym miesiącu pracodawca może je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy (są one wolne od podatku do wysokości określonych limitów), o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. To oznacza, że tego rodzaju wydatki ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

W związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Tak wynika z przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop i art. 22 ust. 6ba w powiązaniu z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.