Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 1 (828) z dnia 1.01.2014

Podróż służbowa przedsiębiorcy odbyta samolotem a koszty uzyskania przychodów

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (opodatkowana na zasadach ogólnych) zamierza udać się w zagraniczną podróż służbową samolotem. Czy poniesione w trakcie tej podróży wydatki na zakup biletów lotniczych, wyżywienie oraz koszty noclegów może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wydatki, ponoszone w związku z podróżą służbową przedsiębiorcy, podlegają kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z zasadą ogólną, wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF. Zgodnie z tą zasadą, wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, jeśli:

• celem jego poniesienia było osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów i
   
• wydatek ten nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ww. ustawy.

Ponadto wydatek musi być racjonalny, ekonomicznie uzasadniony i musi być właściwie udokumentowany.

Gdy podróż służbowa przedsiębiorcy ma związek w wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą (nie służy jego prywatnym celom), to zasadniczo nie ma przeszkód, aby wydatki poniesione w związku z tą podróżą zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Kosztem uzyskania przychodów z całą pewnością mogą być wydatki na przejazdy do miejsca docelowego podróży służbowej. Jeśli więc przedsiębiorca odbył podróż służbową samolotem, to wydatek na zakup biletu lotniczego może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem oczywiście, że wydatek ten zostanie właściwie udokumentowany, np. fakturą, rachunkiem lub biletem lotniczym.

Jeśli w trakcie podróży służbowej przedsiębiorca poniósł wydatki na wyżywienie, to wydatków tych nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów (służą one zaspokajaniu jego osobistych potrzeb). Kosztem podatkowym mogą być jednak diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy - do wysokości limitów określonych dla pracowników w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF.

Przypomnijmy, że obecnie dieta za dobę w podróży krajowej wynosi 30 zł, natomiast w przypadku podróży zagranicznej wysokość diety uzależniona jest od państwa docelowego podróży (wysokość tych diet określona została w załączniku do ww. rozporządzenia).

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć również wydatki na nocleg w trakcie podróży służbowej w wysokości faktycznie poniesionej, jeśli je właściwie udokumentuje, np. za pomocą faktury, rachunku. Kosztem podatkowym nie będzie natomiast ryczałt za nocleg. Tak też uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 grudnia 2012 r., nr ILPB1/415-943/12-2/IM, argumentując:

"(…) do przedsiębiorców nie mają, co do zasady, zastosowania przepisy ww. rozporządzeń (w sprawie podróży służbowych, obowiązujących do końca lutego 2013 r. - przyp. red.). Przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym "ryczałty za noclegi" nie przysługują przedsiębiorcom, a jedynie pracownikom, wobec czego nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z analizowanego uprzednio przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(…) brak jest podstaw prawnych do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej tzw. ryczałtów za noclegi, naliczonych w związku z wyjazdami służbowymi. (…)"

Podsumowując:

Wskazane w pytaniu wydatki na zakup biletu lotniczego oraz faktycznie poniesione wydatki na noclegi (ale nie ryczałty za nocleg) podczas podróży służbowej przedsiębiorcy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli zostaną właściwie udokumentowane. Kosztem podatkowym nie będą natomiast wydatki na wyżywienie w trakcie ww. podróży, a jedynie wartość diety za czas tej podróży (do wysokości limitów określonych dla pracowników w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej).

Więcej na temat podróży służbowej przedsiębiorcy pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 25 z 1 września 2013 r., w artykule pt. "Jakie wydatki poniesione w podróży służbowej przedsiębiorca może zaliczyć w koszty?", a także w Biuletynie Informacyjnym nr 21 z 20 lipca 2013 r., w artykule pt. "Wydatki związane z krajową podróżą służbową przedsiębiorcy prowadzącego księgi rachunkowe - aspekt podatkowy i ewidencja księgowa".