Dieta z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Pracownik wysłany w zagraniczną podróż służbową spożywał posiłki podczas podróży samolotem (bilet nie zawiera informacji w tej sprawie). Czy możemy z tego tytułu obniżyć jego dietę? Nadmieniamy, że stosujemy przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie przewiduje kilka świadczeń na pokrycie wydatków jakie poniósł pracownik w związku z odbywaną podróżą służbową. Są to: diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ważne: Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 ust. 1 rozporządzenia).

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety. W przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia kwotę diety zmniejsza się:

za śniadanie o 15%,
za obiad o 30%,
za kolację o 30% (§ 14 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisy rozporządzenia nie określają kiedy należy uznać, że pracownik otrzymał wyżywienie. Jedynie w § 14 ust. 3 rozporządzenia wskazują na zapewnienie posiłków w ramach usługi hotelarskiej. Jednak nie tylko w tych okolicznościach można uznać, że wyżywienie zostało zagwarantowane. Potwierdza to zarówno systematyka przepisów, jak i praktyka rozliczania podróży służbowych, bowiem posiłki podczas podróży służbowej są spożywane w głównej mierze w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, jadłodajniach). Przyjęcie, że tylko posiłki "hotelowe" obniżają diety prowadziłoby do sytuacji, w której przykładowo obiad spożyty poza hotelem nie miałby wpływu na dietę, a w konsekwencji pracodawca opłacałby ten posiłek podwójnie.

W świetle tych rozważań należy postawić tezę, że okoliczności oraz źródło posiłków nie ma dla regulacji § 14 ust. 2 rozporządzenia żadnego znaczenia. Mogą to być posiłki wykupione w barze, restauracji lub też wydane przez organizatora kursu, szkolenia, seminarium, spotkania biznesowego, jak również zapewnione przez przewoźnika w czasie podróży statkiem, samolotem lub pociągiem. Zakładamy przy tym, że w pytaniu jest mowa o pełnowartościowych posiłkach, które można zakwalifikować jako śniadanie, obiad bądź kolację, a nie o przekąskach.

Przechodząc do problemu braku dokumentu poświadczającego wydanie (uzyskanie) posiłków, to kwestię tę rozstrzyga przepis § 5 ust. 3 rozporządzenia, zezwalający w uzasadnionych przypadkach na przyjęcie od pracownika pisemnego oświadczenia w tej sprawie. Dokument ten powinien wskazywać okoliczności mające wpływ na prawo do diet, ryczałtów, a także zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Spożycie obiadu na pokładzie samolotu zapewnionego w ramach ceny biletu, niemającego jednak odzwierciedlenia w tym dokumencie, może być potwierdzone właśnie takim oświadczeniem.