Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, w sytuacji gdy nie wypłacono zaliczki

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Nie pobrał zaliczki. Po powrocie przedłożył rozliczenie delegacji (do wypłaty diety za pobyt). Wypłata następuje w złotówkach - podmiot nie prowadzi kasy ani rachunku walutowego. Według jakiego kursu należy rozliczyć należność dla pracownika, uwzględniając przepisy nowego rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych?

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych od 1 marca 2013 r. określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Z przepisów § 20 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej z wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia). Z kolei § 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych stanowi, że rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Kurs średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki, ma zastosowanie do prawidłowego ustalenia rozrachunków z pracownikami, w sytuacji gdy pracodawca wypłaca pracownikom - za ich zgodą - zaliczkę na koszty zagranicznej podróży w walucie polskiej.

Jak wynika z pytania jednostka nie wypłaciła pracownikowi zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Rozliczenie z pracownikiem nastąpi w złotówkach. W takim przypadku do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia tej podróży.

Należy bowiem zauważyć, iż przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych wskazują jedynie kurs do przeliczania kosztów podróży służbowej w przypadku wypłaty zaliczki w polskich złotych i to w celu jej rozliczenia z pracownikiem. W pozostałych zatem przypadkach stosuje się zasady przeliczania kosztów wyrażonych w walutach obcych wynikające z przepisów ustaw o podatku dochodowym i ustawy o rachunkowości.

Więcej na temat zasad rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej pisaliśmy w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 6 z 20 marca 2013 r. na str. 4-10.

W myśl regulacji zamieszczonych w art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, koszty wyrażone w walucie obcej ujmuje się w księgach rachunkowych po ich przeliczeniu według kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień ich poniesienia.

Również dla celów podatkowych koszty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynika to z art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof. Przy podróżach służbowych za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

Przykład

I. Założenia:

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, na którą nie pobrał zaliczki. Rozliczenie kosztów tej podróży przedłożył pracodawcy 22 maja 2013 r. Do rozliczenia dołączył dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów. Uzasadnione koszty tej podróży wyniosły: 150 EUR i zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP euro z 21 maja 2013 r., który wynosił: 4,19 zł/EUR (kurs przykładowy). Z kasy jednostki wypłacono pracownikowi kwotę: 150 EUR × 4,19 zł/EUR = 628,50 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej: 150 EUR × 4,19 zł/EUR =	628,50 zł	40-6	23-4
2. KW - zwrot kosztów zagranicznej podróży służbowej	628,50 zł	23-4	10