Ryczałt na dojazdy w podróży zagranicznej a koszty taksówki

Pracownik odbył podróż zagraniczną. Przysługiwała mu tzw. dieta dojazdowa na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca kolejowego (autobusowego, lotniczego, morskiego). Do rozliczenia podróży pracownik przedstawił jednak rachunek za taksówkę. Jak go rozliczyć? Czy dietę dojazdową pomniejszyć o kwotę z tego rachunku?

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje m.in. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (zwany potocznie dietą dojazdową).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) nie przewiduje pomniejszania wskazanego ryczałtu. Należy zauważyć, że pomniejszanie określonego świadczenia przysługującego z tytułu podróży służbowej w każdym przypadku wynika z konkretnego przepisu rozporządzenia dotyczącego podróży służbowej. Takie regulacje występują w odniesieniu do diety, która podlega pomniejszeniu w razie zapewnienia pracownikowi częściowego bezpłatnego wyżywienia. Analogicznego mechanizmu pomniejszania prawodawca nie przewidział w stosunku do tzw. diety wyjazdowej, z wyjątkiem obniżenia jej o połowę w sytuacji, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu tylko w jedną stronę (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Przemawia to za tym, że ustawodawca nie przewidział możliwości pomniejszania ryczałtów, w przeciwnym razie wprowadziłby odpowiednie regulacje tego dotyczące.

Osobnego rozpatrzenia wymaga jednak sama dopuszczalność zwrotu pracownikowi, który odbył zagraniczną podróż służbową, kosztów poruszania się taksówką w wysokości faktycznie poniesionej. Przepisy rozporządzenia w odniesieniu do podróży zagranicznej przewidują jedynie wypłatę ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca (portu, lotniska) oraz ryczałtu na pokrycie przejazdów miejscowych. Wymaga odnotowania, że w przypadku podróży krajowych istnieje możliwość wyboru formy zwrotu kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Pracodawca, na wniosek pracownika, może odstąpić od zwrotu tych kosztów w formie ryczałtu, na rzecz zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej (§ 9 ust. 3 rozporządzenia). Takiej "opcji" nie przewidują przepisy dotyczące podróży zagranicznej.

Trzeba też zauważyć, że w wyliczeniu świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej (§ 2 rozporządzenia) takie świadczenia jak zwrot kosztów dojazdów i przejazdów oraz inne niezbędne wydatki zostały umiejscowione na osobnych pozycjach. Przemawia to za tym, że kosztów przejazdów taksówkami nie można zaliczyć do innych niezbędnych wydatków, uznanych lub określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Ta kategoria należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej wydaje się przeznaczona dla takich niespodziewanych, pozaplanowych wydatków, które nie mieszczą się w zakresie pozostałych świadczeń wymienionych w § 2 rozporządzenia. Koszty takich przejazdów w podróży zagranicznej powinny więc "zmieścić" się w kwocie diety dojazdowej lub, w zależności od sytuacji, ryczałtu za przejazdy miejscowe. Zwrot kosztów taksówki ponad poziom tych dwóch świadczeń może zostać uznany za wydatek niewynikający z przepisów o podróżach służbowych.