Zwrot kosztów podróży prezesa spółki niebędącego jej pracownikiem

Prezes spółki z o.o. pełniący swoje obowiązki na podstawie powołania, który odbywa zagraniczną podróż w imieniu spółki celem ustalenia współpracy z głównym kontrahentem w USA i wprowadzenia nowych produktów na rynek polski przedstawił faktury za przelot i hotel. Koszty te zostały pokryte przez spółkę. Czy koszty tej delegacji można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Koszty związane z pełnieniem funkcji przez osobę powołaną na stanowisko członka zarządu spółki z o.o., w tym koszty podróży tej osoby, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu spółki. Nie ma przy tym znaczenia, czy członek zarządu, w tym również prezes zarządu, pełni swoje funkcje tylko na podstawie powołania, czy też dodatkowo zawarta z nim została umowa o pracę czy inna umowa cywilnoprawna.

Jak wynika z art. 201 i następnych Kodeksu spółek handlowych, spółkę z o.o. reprezentuje i prowadzi jej sprawy ustanowiony w tej spółce zarząd. Prawo i zarazem obowiązek członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (art. 204 § 1 K.s.h.). Zarząd spółki z o.o. jest zatem organem wykonawczym takiej spółki, a jego kompetencje nie mogą być przekazane innemu organowi spółki. Zarząd może być jednoosobowy lub wieloosobowy, przy czym nie ma znaczenia czy członek zarządu powołany jest z grona wspólników, czy też spośród osób trzecich (art. 201 § 3 K.s.h.). W każdym przypadku gdy akt założycielski spółki (umowa lub statut spółki) nie stanowi inaczej, członkowie zarządu są powoływani i odwoływani uchwałą wspólników. W przypadku powołania w drodze uchwały zgromadzenia wspólników danej osoby na członka zarządu, już w chwili podjęcia tej uchwały między członkiem zarządu a spółką powstaje stosunek wewnętrzny o charakterze organizacyjnym. Choć samo powołanie członka zarządu w drodze uchwały wspólników nie jest tożsame z zawarciem z tą osobą umowy o pracę, czy też innej umowy cywilno-prawnej (umowy zlecenia, umowy menedżerskiej, itp.), z której wynika np. obowiązek wspólnika do świadczenia pracy, powołanie takie jest wystarczającą formą nawiązania stosunku będącego podstawą do pełnienia przez daną osobą funkcji członka zarządu.

Pełnienie funkcji członka zarządu spółki z o.o. oraz zakres podejmowanych przez członka zarządu czynności w praktyce uzależniony jest od przedmiotu i zakresu działalności prowadzonej przez tę spółkę. Jeżeli zatem przedmiot działalności spółki wymaga odbywania przez osoby ją reprezentujące (przez zarząd) podróży, koszty takich podróży należy uznać za koszty funkcjonowania tej spółki, a nie jako koszty poniesione na rzecz członków zarządu. Koszty takie nie służą bowiem powstaniu przysporzenia majątkowego po stronie członka zarządu, lecz służą prowadzeniu działalności przez spółkę.

Jednocześnie, jak wynika z treści art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Treść tego przepisu oznacza zatem, że dla zakwalifikowania danego wydatku do podatkowych kosztów istotne znaczenie ma cel, w jakim wydatek ten został poniesiony. Dany wydatek podlega uznaniu za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a możliwością powstania przychodu, jego zwiększeniem bądź dążeniem do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Wskazać przy tym należy, że w orzecznictwie i doktrynie wskazuje się na konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku w zakresie istnienia związku ponoszonych wydatków z prowadzoną działalnością służącą osiąganiu przychodów. Jeżeli taki wydatek poniesiony przez podatnika jest celowy i uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej przez tego podatnika działalności gospodarczej, to może on zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, również w tym przypadku, w którym bezpośrednio nie generuje on dodatkowych przychodów.

Nie powinno zaś budzić wątpliwości, że taki związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszonymi przez spółkę wydatkami a osiąganymi przychodami zachodzi również w przypadku kosztów podróży członka zarządu spółki (kosztów noclegów, przelotu, lokalnych przejazdów, itd.), w tym pełniącego swoje funkcje wyłącznie na podstawie powołania go na stanowisko członka zarządu przez zgromadzenie wspólników spółki.

Wskazać należy, że prawidłowość przedstawionego stanowiska nie budzi także wątpliwości organów podatkowych. Wskazują one jednak - naszym zdaniem niesłusznie - że możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z pełnienia funkcji przez członka zarządu, w tym zwrotu kosztów podróży, uzależniona jest od istnienia odpowiednich postanowień regulaminów lub statutu spółki. Za przykład posłużyć może interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 marca 2012 r., nr ILPB3/423-11/12-2/JG. W interpretacji tej organ podatkowy ocenił możliwość zaliczenia do kosztów spółki z o.o. kosztów podróży jej członków zarządu niebędących pracownikami. Organ ten stwierdził: "Jednocześnie zauważyć należy, iż aby wydatki członka zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów, winien łączyć go ze spółką stosunek pracy (lub inny równorzędny). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki".