Diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Pracownik przebywał w kilkudniowej zagranicznej podróży służbowej. Jak ustalić diety, jeżeli tylko w niektórych dniach zapewniono mu posiłki?

Prawo do diet należy rozpatrzyć w oparciu o długość podróży z uwzględnieniem rodzaju zapewnionych posiłków w poszczególnych dobach. Za doby, w których zapewniono pełne wyżywienie należy wypłacić jedynie część diety przeznaczoną na inne wydatki.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością stanowiącą siedzibę pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 K.p.). Pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują świadczenia z tytułu tej podróży. Stanowią one zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem powierzonego zadania w wymienionych warunkach.

Pracodawcy niebędący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych wprowadzając odpowiednie regulacje do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo do umowy o pracę (jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy lub zobowiązani do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracowników państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej (art. 77⁵ § 4 K.p.).

Pracodawca spoza sfery budżetowej, który nie uregulował omawianej problematyki w przepisach wewnętrznych bądź w umowie o pracę, powinien wypłacać pracownikom należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, odpowiednio:

na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży:

do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wyjaśniamy przy tym, że czas zagranicznej podróży służbowej liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, z tym że, jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, to należy się wyrównanie do wysokości należnej diety. Ponadto pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety. Z kolei pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolację - 30% diety, inne wydatki - 25% diety.

W świetle powołanego przepisu przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć trzy posiłki, tj. śniadanie, obiad i kolację. Przepisy nie wskazują przy tym pór w jakich należy je zapewnić, co w praktyce niejednokrotnie rodzi problemy interpretacyjne. W tej sytuacji wydaje się dopuszczalne oparcie o uznany w naszym kraju zwyczaj.

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Czarnogóry. Podróżował samochodem i granicę przekroczył w dniu 8 września o 8⁰⁰, a w drodze powrotnej 15 września o 20⁰⁰. Pierwszy posiłek - kolację - zapewniono pracownikowi w drugim dniu od wyjazdu (9 września), następnie od 10 do 13 września pracownik korzystał z pełnego wyżywienia, a 14 września tylko ze śniadania.

Dla potrzeb rozliczenia przyjmujemy, że według zwyczaju śniadanie spożywa się około 8⁰⁰, a kolację o 18⁰⁰. Ponadto podróże są rozliczane na podstawie rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r.

Pracownik przebywał w podróży zagranicznej 7 pełnych dób i 12 godzin w dobie ósmej. Prawo do diet rozpatrzono według upływu kolejnych dób, a mianowicie:

w pierwszej dobie (od 8⁰⁰ w dniu 8 września do 8⁰⁰ w dniu 9 września) pracownik nie otrzymał żadnego posiłku, miał więc prawo do pełnej diety, przyjmujemy przy tym, że w dniu wyjazdu należało mu zapewnić śniadanie,
w drugiej dobie (od 8⁰⁰ w dniu 9 września do 8⁰⁰ w dniu 10 września) otrzymał dopiero kolację, zatem nabył prawo do diety w wysokości 70% (100% - 30% diety na kolację),
w dalszych 4 dobach (od 8⁰⁰ w dniu 10 września do 8⁰⁰ w dniu 14 września) wobec pełnego wyżywienia nabył prawo do 4 diet w wysokości 25% (na inne wydatki),
w siódmej dobie (od 8⁰⁰ w dniu 14 września do 8⁰⁰ w dniu 15 września) wobec faktu otrzymania jedynie śniadania nabył prawo do diety w wysokości 85% (100% - 15% diety na śniadanie),
w ósmej niepełnej dobie (12 godz. - od 8⁰⁰do 20⁰⁰ w dniu 15 września) wobec niezapewnienia żadnego posiłku oraz pory zakończenia podróży, która obligowała do zapewnienia 3 posiłków, pracownik nabył prawo do diety w wysokości 50% (1/2 x 100%).

Dieta za dobę podróży do Czarnogóry wynosi 36 euro. Pracownikowi wypłacono diety w wysokości 145,80 euro, według wyliczenia: 1 x 36 euro + 1 x (70% x 36 euro) + 4 x (25% x 36 euro) + 1 x (85% x 36 euro) + 1 x (50% x 36 euro) = 145,80 euro.

Zwracamy uwagę! Na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (www.mpips.gov.pl) dostępny jest projekt nowego rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, które ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2013 r., co sygnalizowaliśmy w UiPP nr 17/2012, str. 67.