A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 20 (775) z dnia 10.07.2012

Zwrot kosztów noclegu pracownika w zagranicznej podroży służbowej przekraczający wartość limitu - podatek dochodowy i składki ZUS

Pracownikowi naszej firmy, który przebywał w zagranicznej podróży służbowej, zwróciliśmy koszty noclegu w wysokości wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel. Wypłacona kwota przekracza jednak limit przewidziany w przepisach dotyczących rozliczania delegacji zagranicznych. Czy od kwoty tej nadwyżki pracodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS?

Zwrot kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika na nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej limit określony w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ani oskładkowaniu do ZUS, jeżeli pracodawca uznał szczególne okoliczności podróży i wyraził zgodę na zwrot tych kosztów w pełnej wysokości potwierdzonej rachunkiem hotelowym.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Zgodnie z definicją zawartą w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.

Jeżeli zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej, to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są wypłacone mu diety i inne należności za czas tej podróży - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

W myśl postanowień § 9 powyższego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym - ale w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do tego rozporządzenia.

Pracodawca może jednak w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa (wynika to z § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepisy omawianego rozporządzenia nie precyzują przy tym, jak należy rozumieć pojęcie "uzasadnionych przypadków". Tym samym stwierdzić należy, że kwestia ta została pozostawiona do oceny pracodawcy, który decyduje o zasadności danego wydatku.

Niewątpliwie jednym z niebudzących wątpliwości argumentów przemawiających za uznaniem wydatku za nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej określony limit, jest brak wolnych miejsc w tańszych hotelach w danej miejscowości.

Jeżeli zatem pracodawca ocenił, że szczególne okoliczności podróży służbowej uzasadniają fakt poniesienia wydatków na nocleg w hotelu w kwocie przekraczającej limit określony dla danego państwa i wyraził zgodę na zwrot tych kosztów - to wówczas otrzymany przez pracownika zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem hotelowym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, zgodnie z dyspozycją art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF.

Taki pogląd prezentują również organy podatkowe (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 23 marca 2011 r., nr ILPB1/415-1417/10-5/AMN).

Przykład

Pracownik przebywał w podróży służbowej (do Niemiec) i poniósł wydatki na nocleg w hotelu w Norymberdze w wysokości 120 euro.

Natomiast zgodnie z załącznikiem do ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, kwota limitu na nocleg w Niemczech wynosi 103 euro.

Pracodawca uznał jednak za uzasadnione wyjaśnienie pracownika, że w tym samym czasie w Norymberdze odbywały się targi międzynarodowe, co spowodowało, że nie było już wolnych miejsc w hotelach, w których ceny noclegu mieszczą się w granicach powyższego limitu.

W rezultacie pracodawca wyraził zgodę na zwrot pracownikowi kosztów noclegu w pełnej wysokości, stwierdzonej rachunkiem hotelowym (tj. 120 euro).

W takim przypadku zwrot kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika na nocleg w hotelu, w kwocie przekraczającej określony limit - jest zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF.

Składki ZUS

Jeżeli w sytuacji przedstawionej w pytaniu zachodzą okoliczności, które przedstawiliśmy wyżej, to zwrot kosztów za nocleg w zagranicznej podróży służbowej, potwierdzonych rachunkiem hotelowym, w wysokości przekraczającej limit określony dla danego państwa - nie stanowi również podstawy wymiaru składek ZUS pracownika.

Wynika to z postanowień § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zgodnie bowiem z tym przepisem, z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.