Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej w celu uczestnictwa w szkoleniu

Jak rozliczyć delegację pracownika, który odbył krótką zagraniczną podróż służbową (do Berlina) w celu uczestnictwa w szkoleniu? Czy w przypadku, gdy dieta została pomniejszona w związku z niepełną dobą podróży, istnieje możliwość dalszego zmniejszenia jej wysokości z tytułu zapewnienia posiłku?

Należności związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych regulują rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz
poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Obowiązek stosowania ww. aktów prawnych dotyczy jedynie pracodawców będących państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy (tzw. sektor prywatny) mają prawo ukształtować warunki przyznawania należności z tytułu podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli nie zawarli układu i nie są zobowiązani do wydawania regulaminu wynagradzania - w treści umów o pracę. Jedynym ograniczeniem jakie w tym zakresie przewiduje art. 77⁵ § 4 K.p. jest minimalna wysokość diety krajowej i zagranicznej, która w obecnym stanie prawnym nie może być niższa niż 23 zł. Oznacza to, że w przypadku pracodawców sektora prywatnego przepisy ww. rozporządzeń znajdą zastosowanie wyłącznie w razie braku regulacji dotyczących podróży służbowych w aktach prawa wewnątrzzakładowego lub w treści umów o pracę.

Zakładając, że pracodawca, o którym mowa w pytaniu, stosuje przepisy ww. rozporządzeń, to z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikom przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz ewentualnie innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Tak wynika z § 3 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i § 2 rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych. W przypadku krótkich, jednodniowych podróży służbowych, roszczenia pracowników ograniczają się do diet oraz kosztów przejazdów lub dojazdów.

Należność z tytułu diet (za czas krajowej podróży) oblicza się w następujący sposób:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, a jeśli podróż trwa ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę - do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta "krajowa" nie przysługuje m.in. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości a za niepełną dobę podróży: do 8 godzin - 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety, ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety. Natomiast w razie częściowego wyżywienia, przysługuje odpowiednio na: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolację - 30% diety, inne wydatki - 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje, chyba że jest on niższy od diety, wówczas pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Przykład

Pracownik delegowany do Niemiec celem odbycia jednodniowego szkolenia, rozpoczął podróż krajową we wtorek o 5⁰⁰. O godzinie 8⁰⁰ wystartował z ostatniego lotniska w kraju w drodze do Berlina, gdzie spędził czas od 9³⁰ do 14³⁰. Następnie odbył podróż powrotną do kraju, lądując o 16¹⁵ na pierwszym lotnisku w kraju. Podróż służbową zakończył o godzinie 20⁰⁰, docierając do miejscowości, w której ma stałe miejsce zamieszkania.

W zagranicznej podróży służbowej pracownik spędził 8 godzin i 15 minut, co uprawnia go do 1/2 diety. W podróży krajowej przebywał 6 godzin i 45 minut w dwóch turach, więc nie nabył za ten czas prawa do żadnych świadczeń, poza zwrotem kosztów przejazdu.

Przykład

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie zagranicznej podróży służbowej kwota diety ustalona dla Niemiec wynosi 42 euro. Ulega ona jednak obniżeniu do 1/2 wysokości, gdyż czas podróży mieści się w przedziale od 8 do 12 godzin. Kolejne obniżenie jej wysokości wynika z faktu, iż podczas szkolenia pracownik miał zapewniony lunch, co stanowi podstawę, aby 1/2 diety w kwocie 21 euro pomniejszyć o dalsze 30%, wypłacając pracownikowi ostatecznie 14,70 euro.

Stosunkowo wczesne przybycie do Polski, umożliwiające pracownikowi spożycie kolacji już na terenie kraju, nie jest równoznaczne z zapewnieniem bezpłatnego posiłku w rozumieniu ww. rozporządzenia, a więc nie uprawnia do pomniejszenia diety o kolejne 30%.