Rozliczenie służbowych wyjazdów pracowników i przedsiębiorców - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 22 (854) z dnia 15.03.2012

Dieta przedsiębiorcy

Posiadam faktury dokumentujące wydatki na wyżywienie, które poniosłem jako właściciel firmy w podróży służbowej. Czy mogę w pełnej wysokości zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?

Jeżeli podróż właściciela firmy ma związek z prowadzoną działalnością, wydatki jej dotyczące można uznać za koszt podatkowy. Co do zasady, stanowią one koszt w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej rachunkiem (fakturą). Zasada ta nie ma jednak zastosowania w przypadku wydatków ponoszonych na wyżywienie w czasie podróży. Za wyżywienie w trakcie podróży przysługują przedsiębiorcy diety obliczone na zasadach dotyczących pracowników, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ich wartość stanowi koszt uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof). Diety nie podlegają udokumentowaniu fakturami (rachunkami). Należy je rozliczyć na dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem delegacji służbowej.

Reasumując, przedsiębiorcy nie przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie w czasie podróży. Koszt stanowi dieta, do wysokości kwot przysługujących pracownikom sfery budżetowej.

W ramach działalności gospodarczej świadczę usługi informatyczne m.in. za granicą. W jakiej wysokości mogę zaliczać do kosztów podatkowych diety z tytułu tej podróży?

Diety z tytułu podróży służbowych odbywanych przez przedsiębiorców stanowią koszt podatkowy w prowadzonej przez nich działalności, ale jedynie do wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej uzależniona jest od państwa, do którego odbywana jest podróż. Przykładowo, dla Słowacji, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, wynosi ona 33 euro.

Dodatkowym ograniczeniem jest czas trwania samej podróży. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną dobę: 1/3 diety - jeżeli podróż trwa do 8 godzin, 1/2 diety - gdy czas podróży mieści się w przedziale od 8 do 12 godzin i cała dieta - jeżeli podróż trwa powyżej 12 godzin.

Gdy podróż odbywa się samochodem, czas jej trwania liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Natomiast w sytuacji gdy podróż krajowa odbywana samochodem łączy się z podróżą zagraniczną, wówczas czas podróży krajowej liczy się:

• od momentu wyjazdu w podróż z miejsca pracy lub miejsca zamieszkania do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę,
   
• od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju do momentu powrotu do miejsca pracy lub miejsca zamieszkania.

W 2012 r. jeden z kontraktów będzie realizowany poza granicami Polski. Nie zawsze w sobotę i niedzielę będę wracał do Polski z uwagi na znaczną odległość. Czy diety naliczone za te dni mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przeze mnie firmy?

TAK. W celu ustalenia kwoty diet konieczne jest uwzględnienie regulacji wynikających z przepisów dotyczących pracowników sfery budżetowej z tytułu krajowych lub zagranicznych podróży służbowych. W przypadku tych ostatnich diety oblicza się np. przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Wskazana metoda obliczania czasu trwania podróży do wyliczenia diety uwzględnia również takie dni jak soboty i niedziele. Oznacza to, że diety naliczone za te dni trwania podróży służbowej mogą obciążać koszt prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 2 maja 2011 r., nr ILPB1/415-149/11-4/AGr.

Prowadzę działalność gospodarczą (księga podatkowa), na potrzeby której odbyłem podróż zagraniczną. Wystawiłem dowód wewnętrzny, w którym wykazałem m.in. należną dietę z tytułu tej podróży. Według jakiego kursu mam przeliczyć tę dietę na złotówki?

Za koszty uzyskania przychodów u podatników prowadzących działalność gospodarczą uznawane są faktycznie poniesione wydatki związane z odbytymi na potrzeby tej działalności podróżami. Wyjątek dotyczy wydatków na wyżywienie. Niezależnie od tego, w jakiej wysokości przedsiębiorca je poniesie, do kosztów podatkowych może zaliczyć jedynie diety w wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof). W przypadku odbywania podróży zagranicznych diety przysługują w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. W związku z tym, że są one wyrażone w walucie obcej, konieczne jest ich przeliczenie na złote. Przeliczenia tego należy dokonać z uwzględnieniem art. 11a ust. 2 ustawy o pdof.

Z powołanego przepisu wynika, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. U podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof).

Przedsiębiorca odbywający podróż w celach służbowych dietę zalicza do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego. Oznacza to, że wyrażone w walucie obcej diety musi przeliczyć na złotówki stosując kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia tego dowodu.