Gazeta Podatkowa nr 28 (860) z dnia 5.04.2012

Rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika

Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej pracownik zazwyczaj otrzymuje zaliczkę. Rozliczenie zagranicznych delegacji upraszcza zastosowanie do przeliczenia kosztów wyrażonych w walucie obcej kursu, po jakim wyceniona została wypłacona pracownikowi zaliczka.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wynika to z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Zasady ustalania należności z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określił Minister Pracy i Polityki Społecznej w dwóch rozporządzeniach, które zostały opublikowane w Dz. U. z 2002 r. nr 236, pod pozycjami: 1990 ze zm. i 1991 ze zm. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy (tj. ze sfery pozabudżetowej) określa się w układzie zbiorowym lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy).

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących omawianych należności, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej określone dla pracowników sfery budżetowej.

Z tytułu odbywanej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów i dojazdów,
   
• noclegów,
   
• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z rozporządzeń wymienionych wcześniej wynika, że w razie odbywania podróży krajowej pracodawca przyznaje - na wniosek pracownika - zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Natomiast w przypadku podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej.

Pracownik obowiązany jest dokonać rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od daty jej zakończenia. Przy czym w przypadku zagranicznej podróży rozliczenie kosztów dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Koszty podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) muszą być właściwie udokumentowane. W praktyce koszty te rozlicza się na podstawie dowodu "Rozliczenie podróży służbowej", na którym ujmuje się wszystkie poniesione wydatki. Do tego dowodu dołącza się dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki (np. rachunki, faktury, paragony). Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami.

Ewidencja kosztów podróży służbowej

Generalnie koszty podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów działalności operacyjnej. Ujmuje się je w księgach rachunkowych na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowe) lub na odpowiednim koncie w zespole 5.

Ewidencja operacji dotyczących podróży służbowej może przebiegać zapisami:

1. Zaliczka wypłacona pracownikowi na pokrycie kosztów podróży służbowej - np. na podstawie dowodu KW (kasa wypłaci):

- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 10 "Kasa".

2. Koszty podróży służbowej - na podstawie rozliczenia wyjazdu służbowego:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - podróże służbowe),

- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami".

3. KP - przyjęcie do kasy kwoty zaliczki niewykorzystanej przez pracownika:

- Wn konto 10 "Kasa",

- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami".

Kurs walut do przeliczenia wydatków

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynika to z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop oraz art. 11a ust. 2 ustawy o pdof. Identyczne zasady wyceny wynikają z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

W praktyce przyjmuje się, że w przypadku zagranicznych podróży służbowych dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia tej podróży. Zatem wszystkie koszty wyrażone w walucie obcej przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

W sytuacji gdy pracownikowi wypłacono z kasy walutowej zaliczkę na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej, to w takim przypadku rozchód środków z kasy walutowej wycenia się po kursie, po jakim wyceniono walutę w momencie jej przyjęcia do kasy walutowej, przy zastosowaniu metody wyceny rozchodu określonej w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości. Przykładowo, w sytuacji gdy waluta została nabyta w kantorze, jej wpływ do kasy walutowej został wyceniony po kursie kantorowym. Jeżeli w kasie walutowej nie było innych środków, wówczas rozchód waluty spowodowany wypłatą pracownikowi zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej zostanie również wyceniony po tym samym kursie kantorowym, po którym nastąpił jej zakup. Ten sam kurs można zastosować do wyceny zaliczki niewykorzystanej przez pracownika i wpłaconej przez niego do kasy walutowej po powrocie z podróży.

Jeżeli kurs zastosowany do wyceny zaliczki różni się od kursu zastosowanego do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej, powstaną różnice kursowe, które zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych.

Z uwagi na to, że koszty zagranicznej podróży służbowej są opłacane z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, w takim przypadku często przyjmuje się do przeliczenia kosztów kurs, po jakim wyceniona została ta zaliczka. Nie powstaną wówczas różnice kursowe. Przyjęcie tego kursu znacznie upraszcza rozliczenie kosztów delegacji, co przedstawia przykład.

Przykład 1 Założenia W dniu 12 marca 2012 r. wypłacono pracownikowi z kasy walutowej na pokrycie zagranicznej podróży służbowej 600 euro, które były zakupione w kantorze po kursie 4,10 zł/euro. Zaliczka w złotych wyniosła 2.460 zł.   Z rozliczenia kosztów podróży przedłożonego przez pracownika w dniu 19 marca 2012 r. wynika, że koszty tej podróży wyniosły ogółem 554 euro.   Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 46 euro pracownik wpłacił do kasy walutowej w dniu 19 marca 2012 r. Do jej przeliczenia na złote zastosowano kurs, po jakim wyceniono zaliczkę, tj. 4,10 zł/euro.   W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości zapisano, że koszty podróży służbowej wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień ich rozliczenia.   Koszty zagranicznej podróży służbowej po przeliczeniu na złote wyniosły 2.291,73 zł (554 euro × 4,1367 zł/euro, tj. średni kurs NBP z dnia 16 marca 2012 r.). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. KW - wypłata zaliczki na pokrycie wydatków zagranicznej podróży służbowej: (600 euro × 4,10 zł/euro) = 2.460,00 zł 23 10-1 2. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej: (554 euro × 4,1367 zł/euro) = 2.291,73 zł 40 23 3. KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki: (46 euro × 4,10 zł/euro) = 188,60 zł 10-1 23 4. PK - dodatnia różnica kursowa: 554 euro (4,1367 zł/euro - 4,10 zł/euro) = 20,33 zł 23 75-0 Księgowania Przykład 2 Założenia - jak w przykładzie 1, z tym że w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości zapisano, że koszty zagranicznej podróży służbowej przelicza się po kursie przyjętym do wyceny zaliczki wypłaconej pracownikowi w walucie obcej. Tak wycenione koszty zagranicznej podróży służbowej wyniosły 2.271,40 zł (554 euro × 4,10 zł/euro). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. KW - wypłata zaliczki na pokrycie wydatków zagranicznej podróży służbowej: (600 euro × 4,10 zł/euro) =   2.460,00 zł   23   10-1 2. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej: (554 euro × 4,10 zł/euro) = 2.271,40 zł 40 23 3. KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki: (46 euro × 4,10 zł/euro) = 188,60 zł 10-1 23 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)