Termin na rozliczenie podróży służbowej pracownika

Rozporządzenie o podróżach służbowych nakłada obowiązek rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Czy to oznacza, że w tym terminie pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wszystkie przysługujące mu z tego tytułu należności?

Nie, w terminie wskazanym w pytaniu Czytelnika pracownik ma obowiązek przedstawić pracodawcy rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Kalkulatory krajowej i zagranicznej podróży
służbowej dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej, w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Do takiego rozliczenia dołącza dokumenty potwierdzające poniesione w trakcie podróży wydatki, w szczególności rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, a ponadto w uzasadnionych przypadkach oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Tak wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych.

Użycie w powołanym wyżej przepisie sformułowania: "Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej (...)" może wprowadzać w błąd, bowiem faktycznie spoczywa ono na pracodawcy po otrzymaniu od pracownika wszystkich potrzebnych do tego informacji, w tym dokumentów potwierdzających poniesione w trakcie delegacji wydatki. On też wypłaca przysługujące pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej.

Bieg terminu na rozliczenie delegacji należy liczyć od dnia następującego po dniu zakończenia podróży. Stosownie do art. 111 K.c., który ma zastosowanie poprzez art. 300 K.p., jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia.

Przepisy nie wskazują, w jakim terminie pracodawca powinien wypłacić pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej. Zgodnie jednak z art. 455 K.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

Przekazanie pracodawcy informacji (wraz z wymaganymi dokumentami) o kosztach podróży służbowej można uznać za wezwanie pracodawcy do zapłaty.

Ważne: Przysługujące pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej pracodawca powinien wypłacić niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki.

Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 30 czerwca 2011 r. (sygn. akt III CSK 282/10): "(...) Użyty w art. 455 K.c. termin »niezwłocznie« nie należy utożsamiać z terminem natychmiastowym, termin »niezwłocznie« oznacza, bowiem termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w art. 354 i art. 355 K.c.".

Potwierdziła to Komisja Prawna Głównego Inspektoratu Pracy w stanowisku z 24 października 2013 r. w sprawie dopuszczalności dowolnego kształtowania przez pracodawcę niebędącego państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej wysokości i rodzaju świadczeń (innych niż diety) oraz zasad wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Zgodnie z nim:

GIP "(...) W zakresie terminu wypłaty należności z tytułu podróży służbowych należy stwierdzić, że w aktualnym stanie prawnym brak jest określenia wprost terminu bądź okresu, w jakim pracodawca powinien tego dokonać. Mając jednak na względzie zasady współżycia społecznego wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego. W skrajnych przypadkach pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia o odszkodowanie, czy też odsetki w oparciu o art. 8 oraz - w zw. z art. 300 K.p. - właściwe przepisy prawa cywilnego. W sytuacji zaś, gdy termin płatności nie zostanie uregulowany przez pracodawcę, można przyjąć, iż strony wiąże wtedy termin określony w art. 455 Kodeksu cywilnego.".