Zasady przeliczenia kosztów delegacji zagranicznej na walutę polską

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Po jakim kursie przeliczyć dietę oraz koszty wynikające z przedstawionych przez pracownika dokumentów?

W przypadku odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej poniesione przez niego wydatki wyrażone w walucie obcej wymagają przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno każdego rachunku, faktury, paragonu itp. - według ich dat.

W praktyce do przeliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych przyjmuje się: kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży lub kurs, po którym wyceniono zaliczkę.

Zwracamy uwagę, iż w sytuacji zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki może się bowiem różnić od kursu z dnia jej wypłaty. Jeżeli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę, nie powstają różnice kursowe.

Przykład

Pracownikowi wypłacono z kasy walutowej zaliczkę w kwocie: 200 EUR na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Środki na tę zaliczkę jednostka zakupiła w kantorze po kursie: 3,82 zł/EUR. Zaliczka w złotówkach wyniosła więc: 200 EUR × 3,82 zł/EUR) = 764 zł. 3 września pracownik przedłożył dowody dokumentujące wydatki poniesione w czasie podróży służbowej, które opłacił pobraną zaliczką. Wydatki ogółem wraz z dietą wynosiły: 200 EUR.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki

Średni kurs euro z 2 września wyniósł przykładowo: 3,25 zł/EUR. W związku z tym koszty podróży służbowej zostaną ujęte na odpowiednim koncie kosztów działalności operacyjnej w kwocie: 200 EUR × 3,25 zł/EUR = 650 zł, zapisem: Wn konto 40-9 lub konto zespołu 5, Ma konto 23-4.

Pomiędzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie ujemna różnica kursowa w wysokości: 200 EUR × (3,82 zł/EUR - 3,25 zł/EUR) = 114 zł, którą odnosi się w ciężar kosztów finansowych, zapisem: Wn konto 75-1, Ma konto 23-4.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczkę

Jeżeli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczkę, tzn.: 3,82 zł/EUR, nie powstaną różnice kursowe. Koszty podróży służbowej zostaną ujęte na odpowiednim koncie kosztów działalności operacyjnej w kwocie: 764 zł.