Rozliczenie zaliczki wypłaconej w złotówkach na poczet zagranicznej podróży służbowej

W świetle § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych, pracownik, odbywający zagraniczną podróż służbową, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Uwaga: Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dotyczą rozliczeń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Nie mają one wpływu na przeliczenie kosztów wyrażonych w walucie obcej dla celów bilansowych i podatkowych, które muszą być wycenione według przepisów ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości.

Dodać należy, że przepisy ww. rozporządzenia stosuje się obowiązkowo w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą stosować tego rozporządzenia. W myśl bowiem art. 77⁵ § 3 K.p., warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Dopiero w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Dla celów bilansowych i podatkowych koszty zagranicznej podróży służbowej poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof oraz art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). W praktyce przyjmuje się, że dniem poniesienia kosztu z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest dzień rozliczenia tej podróży. Dlatego do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej, dla celów podatkowych i bilansowych stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

W związku z przyjęciem do rozliczenia zaliczki wypłaconej w polskich złotych różnych kursów (inny do rozliczenia z pracownikiem, inny do ujęcia w księgach rachunkowych), powstaną na rozrachunkach z pracownikami różnice. Nie będą to jednak typowe różnice kursowe, ale ich wartość można odnieść na konto kosztów lub przychodów finansowych jako różnice z rozliczenia zaliczki w polskich złotych.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik 3 stycznia 2017 r. otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Indii. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 900 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs euro ogłoszony przez NBP wynosił: 4,40 zł/EUR (kurs przykładowy). Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 900 EUR × 4,40 zł/EUR = 3.960 zł.
    
2. Po zakończeniu podróży pracownik przedstawił jej rozliczenie (w dolarach) i dokumenty potwierdzające wydatki na kwotę: 920 USD. Jednostka stosuje zasady określone w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, wobec czego do rozliczenia pracownika z wydatków poniesionych podczas delegacji pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki wynoszący przykładowo: 4,20 zł/USD, co dało kwotę: 920 USD × 4,20 zł/USD = 3.864 zł.
    
3. Pracownik powinien zwrócić do kasy kwotę: 3.960 zł - 3.864 zł = 96 zł. Z uwagi na fakt, iż pracownik za całą kwotę zaliczki nabył walutę obcą (dolary), zadeklarował iż zwrotu dokona w tej walucie. Jednostka ustaliła, iż pracownik powinien zwrócić do kasy: 96 zł : 4,20 zł/USD = 22,86 USD.
    
4. Dla celów bilansowych koszty podróży służbowej zostały przeliczone na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił przykładowo: 4,15 zł/USD.
    
5. Jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: