A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 17 (916) z dnia 10.06.2016

Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej - jaki kurs do przeliczenia kosztów?

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Po powrocie przedstawił rozliczenie wydatków (były to wyłącznie diety i ryczałty za przejazdy). Pracownikowi nie była wypłacona zaliczka, a zwrot kosztów wypłaciliśmy w złotych. Jaki kurs waluty dla celów bilansowych i podatkowych należało przyjąć do przeliczenia kosztów?

Do przeliczenia na złote kosztów z tytułu zagranicznej podróży służbowej, zarówno dla celów podatkowych, jak i bilansowych, należy przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia tej podróży.

Z § 20 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) wynika, że pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Przepis powyższy odnosi się do rozliczenia zaliczki, a w przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracownikowi nie wypłacono zaliczki. Natomiast przepisy rozporządzenia nie regulują sposobu przeliczenia należności, gdy zaliczki nie wypłacono.

Dodać jednak należy, że niezależnie od tego, czy wypłacono zaliczkę, czy nie, przepisy ww. rozporządzenia dotyczą rozliczeń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Nie mają one wpływu na przeliczanie kosztów wyrażonych w walucie obcej dla celów podatkowych i bilansowych, które muszą być dokonywane według przepisów ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 11a ustawy o PDOF oraz art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wydatki związane z podróżami służbowymi, co do zasady, zaliczane są do kosztów pośrednio związanych z przychodem. U prowadzących księgi rachunkowe za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

W przypadku podróży służbowych dniem poniesienia kosztu jest dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. Tak się przyjęło w praktyce i potwierdzają to także organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 11 września 2014 r., nr IPPB5/423-560/14-2/IŚ, który stwierdził:

"(...) w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacją zagraniczną, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Za dzień rozliczenia podróży służbowej należy rozumieć datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. (...)"

Przykład

Pracownik spółki jawnej powrócił z podróży służbowej do Włoch 15 maja br. W dniu 18 maja przedłożył rozliczenie kosztów podróży, wykazując wydatki na sumę 360 euro. Pracownikowi nie była wypłacona zaliczka na poczet kosztów podróży. Wypłaty kosztów dokonano w złotych.

Spółka przeliczyła koszty z tytułu podróży, przyjmując średni kurs euro NBP z dnia 17 maja, który wynosił 4,3610 zł/euro (tabela NBP nr 094/A/2016 z 17 maja 2016 r.). Wyniosły one 1.569,96 zł. Taką kwotę spółka zaksięgowała w koszty bilansowe i podatkowe oraz wypłaciła pracownikowi.