Zaliczka w złotówkach na zagraniczną podróż służbową

Firma wysyła pracowników w zagraniczne podróże służbowe, na które wypłaca zaliczki - zasadniczo w walutach. Część pracowników chce jednak otrzymywać zaliczki na pokrycie związanych z podróżami kosztów w złotówkach. Czy firma może takie zaliczki wypłacać? Jeżeli tak, to jaki kurs euro powinna zastosować do rozliczenia należności pracowniczych? Czy w takiej sytuacji wystąpią różnice kursowe?

Zasadniczo pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów, na co wskazuje § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Jeśli jednak pracownik wyrazi na to zgodę, może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia). Kurs ten służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.

Gdy wypłata zaliczki następuje w złotówkach, wówczas nie powstają różnice kursowe. Wydatki walutowe związane z zagraniczną podróżą służbową pracownika rozlicza się w kosztach podatkowych przeliczając walutę na złotówki według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się tu dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. W związku z przyjęciem różnych kursów do przeliczenia wypłacanej zaliczki i do rozliczenia kosztów podatkowych powstanie różnica, która nie będzie jednak różnicą kursową uwzględnianą w rozliczeniach podatkowych.

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Belgii. W dniu 7 marca 2016 r. pracodawca wypłacił mu za jego zgodą w złotych zaliczkę w równowartości 1.100 euro na poczet tej podróży według kursu średniego NBP z dnia jej wypłacenia (4,3292 zł/euro) w kwocie 4.762,12 zł.

Pracownik rozliczenie kosztów podróży na kwotę 923 euro przedłożył 18 marca 2016 r. Należność z tytułu kosztów podróży służbowej, po jej przeliczeniu na złote według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, wyniosła 3.995,85 zł (923 euro × 4,3292 zł/euro), dlatego pracownik zwrócił niewydatkowaną kwotę zaliczki, tj. 766,27 zł.

Pracodawca wyrażone w euro wydatki dotyczące zagranicznej podróży służbowej pracownika przeliczył zgodnie z przepisami na złote według średniego kursu NBP z 17 marca 2016 r. Kurs ten wyniósł 4,2989 zł, stąd obciążenie kosztów podatkowych nastąpiło w kwocie 3.967,88 zł (923 euro × 4,2989 zł/euro). Różnica między kwotą zaliczoną do kosztów podatkowych (3.967,88 zł) a kwotą wypłaconą pracownikowi (3.995,85 zł), czyli 27,97 zł, nie jest podatkową różnicą kursową.