Przeliczenie na złotówki kosztów zagranicznej delegacji

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową, na poczet której otrzymał zaliczkę w euro. Na potwierdzenie wydatków poniesionych w tej walucie w trakcie podróży przedstawił kilka rachunków. Według jakiego kursu walut należy przeliczyć koszty tego wyjazdu?

Przeliczenia wyrażonych w walucie obcej wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową pracownika należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm. i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop - Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Dniem poniesienia kosztu jest tutaj dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. Oznacza to, że do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Nie ma potrzeby przeliczania każdego rachunku odrębnie.

Gdy zarówno koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika, jak i zapłata za nie są wyrażone w walucie obcej, u przedsiębiorcy mogą powstać różnice kursowe. Różnice te powstaną, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP jest wyższa lub niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia. Wynika to z art. 24c ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdof i art. 15a ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdop.

Przykład

Pracodawca 1 października 2015 r. wypłacił pracownikowi zaliczkę w kwocie 500 euro na poczet zagranicznej podróży służbowej. Waluta ta została kupiona przez pracodawcę w banku po kursie 4,1234 zł/euro*. Po przeliczeniu na złotówki zaliczka wyniosła 2.061,70 zł (500 euro × 4,10 zł/euro).

Pracownik odbył podróż służbową i 5 października 2015 r. przedstawił rozliczenie kosztów tej podróży, z którego wynikało, że łączne wydatki z nią związane wyniosły 480 euro. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 20 euro zwrócił pracodawcy.

Koszty tej podróży pracodawca przeliczył po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, tj. z 2 października 2015 r., który wyniósł 4,2451 zł/euro (tabela nr 192/A/2015). Po przeliczeniu na złotówki koszty zagranicznej podróży służbowej pracownika wyniosły 2.037,65 zł (480 euro × 4,2451 zł/euro) i zostały przez pracodawcę zaliczone do kosztów podatkowych.

Pracodawca ustalił dodatnią różnicę kursową w wysokości 58,42 zł [480 euro × (4,2451 zł/euro - 4,1234 zł/euro)], którą zaliczył do przychodów.

* wysokość kursu waluty przyjęto na potrzeby przykładu