Kurs waluty właściwy do przeliczenia diety z tytułu podróży służbowej

Z tytułu odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej spółka wypłaciła mu diety. Z jakiego dnia powinna zastosować średni kurs NBP do przeliczenia tych diet na PLN?

Diety wypłacone z tytułu odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej powinny być przeliczone na PLN według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, tzn. z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia przez pracownika dokumentów, w których dokonał tego rozliczenia.

Dla celów podatkowych, zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Trzeba jednak zauważyć, że przepisy ustaw o podatku dochodowym nie określają wprost, jaki dzień należy przyjąć za dzień poniesienia kosztu podróży służbowej.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane
przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Problem rozliczania zagranicznych podróży służbowych, w tym przeliczania kwot wyrażonych w walutach obcych na PLN był wielokrotnie poruszany na łamach naszych czasopism. Ponieważ niektóre kwestie związane z tym tematem budziły wątpliwości, zwracaliśmy się do Ministerstwa Finansów o ich wyjaśnienie. Tak też się stało w kwestii stosowania właściwego kursu waluty.

W piśmie nadesłanym do naszego Wydawnictwa 16 sierpnia 2017 r., Krajowa Informacja Skarbowa zwróciła uwagę, że kurs waluty, według jakiego powinny być przeliczane koszty delegacji, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników. Jeśli to pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące takie wydatki wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki te powinny być przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeżeli natomiast pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia wymienionych kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

Z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) wynika, że rozliczenia delegacji dokonuje pracownik.

Jak stanowi § 5 rozporządzenia, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia tych kosztów załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Zatem średni kurs NBP do przeliczenia diety to kurs z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia delegacji.

Zostając przy temacie stosowania właściwego kursu waluty, warto dodać, że Krajowa Informacja Skarbowa ustosunkowała się również do pytania: jaki kurs waluty obcej należy zastosować do ponoszonych w trakcie podróży służbowych pracowników wydatków udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy, m.in. paragonami za przejazdy autostradami, paragonami za taksówki, czy biletami?

W piśmie nadesłanym do naszego Wydawnictwa 1 września 2017 r. wyjaśniono, że kurs według jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragony za przejazdy autostradami, taksówkami itp.), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.