Rozliczenie czasu pracy i diet w podróży zagranicznej

1) Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym (od poniedziałku do piątku, od godz. 7⁰⁰ do 15⁰⁰) odbył podróż służbową do Niemiec na targi. Część zagraniczna podróży rozpoczęła się 7 grudnia 2019 r. o godz. 11²⁵ i zakończyła 15 grudnia 2019 r. o godz. 10¹⁰. Pracownik w miejscowości delegowania dojeżdżał na targi przez dwie godziny, następnie pracował na targach przez 11 godzin i wracał do hotelu. Jak należało rozliczyć czas pracy w tej podróży służbowej?

Do czasu pracy są przyjmowane tylko te odcinki podróży służbowej, które pokrywają się z rozkładowymi godzinami pracy pracownika lub w czasie których pracownik świadczył pracę. Czas podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy nie należy więc do czasu pracy, chyba że pracownik efektywnie wykonywał pracę.

Należy zaznaczyć, że za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, m.in. w sobotę, pracodawca powinien udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy (art. 151³ Kodeksu pracy, Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Przy czym dzień wolny rekompensuje pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w granicach normy dobowej. Praca przekraczająca te normy (np. 9 czy 10 godzina pracy) powinna być rekompensowana na zasadach dotyczących nadgodzin z przekroczenia dobowego. Niezależnie od udzielenia dnia wolnego, pracodawca musi wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę w tzw. wolną sobotę.

Jeżeli chodzi o udział w targach w niedzielę, to zrekompensowanie takiej pracy następuje na podstawie art. 151¹¹ K.p. W pierwszej kolejności należy udzielić za taką pracę dnia wolnego, a jeżeli nie jest to możliwe, wypłacić dodatek. Dzień wolny rekompensuje pracę w niedzielę w granicach normy dobowej.

Przykład

Przyjmujemy stan faktyczny przedstawiony w pytaniu z tym uściśleniem, że pracownik po przybyciu do miejsca delegowania każdego dnia dojeżdżał z hotelu na targi w godz. 6³⁰-8³⁰ i pracował na targach w godz. 8³⁰-18³⁰. Miał też zapewniony dojazd służbowym samochodem z kierowcą. Przy tych założeniach, do czasu pracy pracownika należało zaliczyć czas dojazdu na targi w granicach pokrywających się z grafikiem (od godz. 7⁰⁰ do 8³⁰) i godziny pracy na targach. Godziny wykraczające poza grafik należało potraktować jako nadgodziny z przekroczenia dobowego (od godz. 15⁰⁰ do 18³⁰). Za pracę w sobotę i niedzielę w granicach normy dobowej (od godz. 7⁰⁰ do 15⁰⁰) należało udzielić dni wolnych, a pracę ponad normę zrekompensować jako nadgodziny dobowe.

2) Pracownik, o którym mowa w pierwszym pytaniu, dojeżdżał do i od granicy kraju każdorazowo przez około 4,5 godziny. W czasie całej podróży miał zapewniony transport, nocleg oraz w dniach pobytu w miejscowości delegowania za granicą 3 posiłki, a w pierwszym i ostatnim dniu delegacji 1 posiłek. Jakie świadczenia delegacyjne przysługują mu za tę podróż?

W przypadku krajowego odcinka podróży służbowej pracownik nie ma prawa do diet i innych należności delegacyjnych. Każdorazowo dojazd do i od granicy trwał bowiem poniżej 8 godzin, co wyklucza prawo do diet za podróż krajową. Ponadto pracownikowi zapewniono dojazd służbowym samochodem, a w czasie podróży nie było noclegu, nie ma więc podstaw do wypłaty pozostałych świadczeń delegacyjnych. Pracownik nabył natomiast prawo do diet za podróż zagraniczną, jednak w ograniczonym zakresie. Zapewnienie bezpłatnego, całodziennego wyżywienia w podróży zagranicznej daje pracownikowi prawo tylko do 25% należnej diety, natomiast zapewnienie częściowego wyżywienia powoduje jej obniżenie, w procencie zależnym od rodzaju zapewnionego posiłku. Co istotne, zapewnienie całodziennego wyżywienia ustala się w odniesieniu do doby podróży służbowej, a nie dnia kalendarzowego.

Przykład

Przyjmujemy stan faktyczny przedstawiony w drugim pytaniu. W tej sytuacji pracownik nie nabył prawa do diet za krajowe odcinki podróży służbowej, które nie ulegają sumowaniu, ani do innych świadczeń za podróż krajową. Podróż zagraniczna trwała 7 pełnych dób i 8 niepełną, ale powyżej 12 godzin. W pierwszym i ostatnim dniu podróży pracownikowi zapewniono 1 posiłek, natomiast w pozostałych dniach 3 posiłki. W związku z tym w dniach, w których zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie, pracownik nabył prawo tylko do 25% diety za dobę podróży. W dniach, w których zapewniono mu częściowe bezpłatne wyżywienie, uzyskał prawo do diety "wyżywieniowej", pomniejszonej o zapewniony bezpłatny posiłek (o ile przypadał on w czasie podróży zagranicznej).