Kurs do naliczenia diety w walucie polskiej przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej

Pracownicy przed delegacją zagraniczną otrzymują zaliczkę w euro na pokrycie wydatków, które mogą powstać podczas wyjazdu. Po powrocie zwracają jej niewykorzystaną część w tej samej walucie do kasy. Diety otrzymują w złotych. Jaki mamy zastosować kurs euro do wyliczenia im diet?

Walutę, w jakiej wypłaca się zaliczki na pokrycie niezbędnych kosztów w zagranicznej podróży służbowej oraz zaliczkę na takie podróże określa § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych. Według tego przepisu, pracownik może otrzymać zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Do wypłaty zaliczki w walucie polskiej konieczna jest natomiast zgoda pracownika. Jeśli jej udzieli, wówczas uzyska równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, naliczoną według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Z kolei rozliczenie kosztów może nastąpić w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo polskiej.

Wysokości diet za dobę
podróży zagranicznej podajemy
w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Ważne: Do rozliczenia podróży zagranicznej (w tym naliczenia diety) w walucie polskiej należy zastosować średni kurs waluty obcej (np. euro) z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Pracodawca powinien stosować średni kurs z dnia wypłaty zaliczki na zagraniczną podróż służbową jedynie do rozliczeń dokonywanych między nim a pracownikiem. Dla celów bilansowych i podatkowych przyjmuje natomiast kursy, zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Wytyczne w tej sprawie przedstawiło Ministerstwo Finansów w odpowiedziach z 16 sierpnia 2017 r. i 1 września 2017 r. na pytania naszego Wydawnictwa. Resort finansów wyjaśnił, że:

jeżeli pracodawca ponosi koszty związane z podróżą służbową pracownika, a dowody ich poniesienia (np. faktury) zostały wystawione na pracodawcę - wartości w walucie obcej należy przeliczyć według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia danego dokumentu (np. faktury),
jeśli pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz zwraca wydatki poniesione przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika oraz dowodów bez danych nabywcy (np. paragony za przejazdy taksówkami, autostradami, autobusami) - do przeliczenia wartości wyrażonych w walucie obcej, a także ustalenia wysokości kosztów nieudokumentowanych (diety, ryczałty) stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Ta wykładnia jest kontynuowana w interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 grudnia 2017 r. (znak 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK). Interpretacje urzędowe, w tym z 7 grudnia 2017 r. dostępne są na naszej stronie internetowej w serwisie www.interpretacje.gofin.pl.

Zwracamy uwagę! W ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej pracownik powinien przedstawić pracodawcy rozliczenie jej kosztów (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). W tym celu przedkłada dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków (z wyjątkiem diet i ryczałtów), zwłaszcza faktury, rachunki, bilety lub pokwitowania. Jeśli nie jest w stanie tego uczynić (np. w razie zagubienia dowodu), wówczas składa oświadczenie dotyczące poniesienia konkretnego wydatku. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa również pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).