Wydatki na konsumpcję w trakcie podróży służbowej

Prezes zarządu spółki z o.o. (jedyny udziałowiec spółki) wykonuje swą funkcję na podstawie kontraktu menedżerskiego. W ramach tego kontraktu odbył zagraniczną podróż służbową. Czy zwrócone prezesowi wydatki za konsumpcję w restauracji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Koszty z tytułu zwrotu prezesowi wydatków za konsumpcję poniesionych przez niego w podróży odbytej w sprawach służbowych stanowią koszty uzyskania przychodów po spełnieniu przesłanek z art. 15 ust. 1 updop.

Stosownie do art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Wydatki na rzecz pracowników, zleceniobiorców czy menedżerów związane z odbywanymi przez nich podróżami w sprawach służbowych, poza wyjątkiem związanym z używaniem przez nich samochodów w celu odbycia podróży (por. art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop), nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 updop. Dlatego np. koszty z tytułu zwrotu wydatków na konsumpcję w restauracji poniesionych przez menedżera w trakcie odbywanej przez niego podróży w sprawach służbowych należy rozpatrywać w oparciu o ogólną przesłankę, a więc istnienia związku tych kosztów z uzyskiwanymi przychodami ze źródła przychodów.

Koszty polegające na zapewnieniu świadczeń niezbędnych do wykonania powierzonych menedżerowi zadań, m.in. przewozu, wyżywienia czy noclegów w trakcie odbywanych podróży w sprawach służbowych mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów spółki. W związku z tym spółka, której menedżer odbywa taką podróż, może rozpoznać w kosztach podatkowych wydatki związane np. z wyżywieniem podczas podróży służbowych. Oczywiście nie można tutaj zapominać, że wydatek powinien być udokumentowany, a sam koszt racjonalny i ekonomicznie uzasadniony.

Warto też wspomnieć o skutkach podatkowych zwrotu kosztów wyżywienia, jakie występują po stronie osoby, której takie koszty są zwracane.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 updof.

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej
dostępny jest w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

Uwzględniając ugruntowane stanowisko organów podatkowych i orzecznictwa oparte na treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof oraz przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), wartość wyżywienia zapewnianego menedżerowi wykonującemu zadanie służbowe podczas odbywanej podróży, korzysta ze zwolnienia od podatku do wysokości diety wynikającej z rozporządzenia. Nadwyżka ponad wartość diety podlega opodatkowaniu.

Poza tym zwolnienie od podatku ma charakter warunkowy. Stosuje się je, jeżeli otrzymane świadczenie nie zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostało poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 updof).