Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (442) z dnia 10.08.2017

Rozliczenie czasu pracy w zagranicznej podróży służbowej

Zakład pracy otrzymał zaproszenie dla jednego z pracowników na specjalistyczne szkolenie w Danii, które odbyło się w dni robocze. Pracownik z miasta zatrudnienia na lotnisko w Warszawie dotarł własnym samochodem. W drodze powrotnej, co nastąpiło następnego dnia wieczorem, wylądował na lotnisku w Gdańsku, z którego samolotem wrócił do Warszawy, a następnie własnym samochodem udał się do miejscowości zatrudnienia. Jakie świadczenia przysługują pracownikowi z tytułu krajowych odcinków podróży służbowej? Czy całą podróż zaliczyć do czasu pracy? Nadmieniamy, że stosujemy przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

W myśl art. 77⁵ § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki ich wypłacania określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Jedynie w sferze budżetowej określa je wiążąco rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych. Pozostali pracodawcy są objęci tym aktem wówczas, gdy nie określili omawianych należności samodzielnie.

Kalkulatory podróży służbowych dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Przepisy rozporządzenia przewidują z tytułu podróży służbowej:

• diety (w podróży krajowej przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w podróży zagranicznej na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki), które są zależne od czasu trwania podróży, a także
   
• zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Nie rozstrzygają przy tym wprost, czy odcinki podróży krajowej w drodze w podróż za granicę (do granicy lub na lotnisko albo do portu) i z powrotem należy sumować, czy rozliczać odrębnie. Przepis § 21 rozporządzenia o podróżach służbowych stanowi jedynie, że w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju stosuje się odpowiednio przepisy regulujące podróż krajową. W kwestii tej zapadły jednak rozstrzygnięcia urzędowe.

Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 2 lutego 2009 r. (znak GPP-417--4560-10/09/PE/RP), które wobec niewystąpienia zmian omawianej kwestii zachowuje aktualność, pomimo że zostało wydane pod rządami rozporządzenia poprzednio obowiązującego przyjął, iż: "(...) czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz powrotu z granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji przypadające w różnych dobach należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży.". 

Podobne zdanie ma w tej sprawie resort pracy, który w piśmie z 11 kwietnia 2013 r. wyjaśnił, że: "(...) odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Departamentu, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej. (...)". Resort pracy nie wyróżnia więc, kiedy te odcinki przypadały, w tej samej czy innej dobie, lecz w każdym przypadku uznaje je za podróże odrębne.

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Danii w celu odbycia szkolenia. Rozpoczął ją w dniu 24 lipca 2017 r. wyjeżdżając samochodem prywatnym o 5⁰⁰ z Otwocka (miejscowość zatrudnienia) na lotnisko w Warszawie. Wylot nastąpił tego samego dnia o 8⁰⁰, a powrót 25 lipca 2017 r. na lotnisko w Gdańsku o 23⁰⁰. Następnego dnia (26 lipca) o 6⁰⁰ samolotem udał się on z Gdańska do Warszawy i dalej kontynuował podróż samochodem prywatnym do miejscowości zatrudnienia, którą zakończył tego dnia o 11⁰⁰. Pracownik odbył jedną podróż zagraniczną, która trwała 1 pełną dobę i 15 godzin oraz dwie krajowe, które trwały:

• w drodze za granicę 3 godziny (od 5⁰⁰ do 8⁰⁰ 24 lipca),
   
• z powrotem 12 godzin (od 23⁰⁰ 25 lipca do 11⁰⁰ 26 lipca).

Do czasu pracy w podróży służbowej zasadniczo przyjmuje się okres wykonywania powierzonego zadania służbowego, a czas przemieszczania się oraz innych okresów "nieaktywnych" (np. oczekiwania na szkolenie) tylko w takim zakresie w jakim przypadają na rozkładową dniówkę, lub jeśli podczas nich pracownik wykonuje czynności służbowe (np. prowadzi samochód, przewożąc innych pracowników). W rozpatrywanym przypadku istnieje jednak dodatkowa trudność we właściwej kwalifikacji powierzonego zadania, gdyż tylko jednego rodzaju szkolenie jest zaliczane do czasu pracy, tj. wstępne bądź okresowe z zakresu bhp (art. 237³ § 3 K.p.). Przepisy nie przesądzają o kwalifikacji innych szkoleń, natomiast opinie doktryny są rozbieżne, co opisywaliśmy w UiPP nr 7/2017, str. 34-37.

Pracownik, o którym mowa w poprzednim przykładzie, pracuje od poniedziałku do piątku od 9⁰⁰ do 18⁰⁰, z przerwą lunchową od 12⁰⁰ do 13⁰⁰. Szkolenie w Danii odbywało się w poniedziałek (24 lipca) od 14⁰⁰ do 22⁰⁰ oraz we wtorek (25 lipca) od 10⁰⁰ do 17⁰⁰.

Jeżeli pracodawca przyjmie koncepcję zaliczania szkolenia do czasu pracy, to zarówno w pierwszym, jak i w drugim dniu wystąpiły nadgodziny dobowe, odpowiednio: w poniedziałek od 18⁰⁰ do 22⁰⁰, a we wtorek ostatnia godzina rozkładowa (17⁰⁰-18⁰⁰), gdyż planowa przerwa na lunch została przez pracownika "przepracowana". Jeżeli ją odrzuci powinien uznać, iż normy czasu pracy nie zostały naruszone.