Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 17 (952) z dnia 10.06.2017

Czy organy podatkowe zmieniły zdanie w sprawie rozliczania kosztu delegacji zagranicznych?

Obecnie powszechną praktyką jest wysyłanie pracowników w zagraniczną podróż służbową, co wiąże się z ponoszeniem kosztów takiej podróży w walucie obcej.

Wydatki ponoszone w walucie obcej w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownika należy przeliczyć na złote, w celu ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy.

Dokonując ww. przeliczenia należy mieć na uwadze, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Z kolei w przepisach regulujących zasady ustalania różnic kursowych zapisano, że za koszt poniesiony uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury lub rachunku, a w razie ich braku - innego dowodu (zob. art. 15a ust. 7 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 24c ust. 7 ustawy o PDOF).

Uwzględniając powyższe, w praktyce przyjmuje się na ogół, że koszt poniesiony w walucie obcej przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku, innego dowodu.

Kwestią sporną jest, jaki kurs waluty obcej należy przyjąć do wyceny kosztów ponoszonych w walucie obcej w trakcie podróży służbowej pracownika. Czy do kosztów udokumentowanych fakturami/rachunkami należy stosować ww. średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia tych dokumentów, czy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika?

W najnowszych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe prezentują pogląd, zgodnie z którym wydatki udokumentowane fakturami/rachunkami wystawionymi w walucie obcej przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku. Z kolei wydatki nieudokumentowane fakturami/rachunkami (w tym diety i ryczałty) przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lutego 2017 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.1006.2016.2.SK czy Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 kwietnia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w przywołanej interpretacji indywidualnej z 15 lutego 2017 r. stwierdził:

"(...) zgodzić należy się z twierdzeniem (...), że w celu rozliczenia kosztów podróży służbowych Spółka w stosunku do wydatków poniesionych z własnych środków finansowych pracownika, bądź otrzymanej zaliczki udokumentowanych fakturą, bądź rachunkiem (na podstawie których wydatek ujmowany jest w kosztach uzyskania przychodu) winna zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku. W stosunku natomiast do wydatków nieudokumentowanych (...), tj. ryczałtów za noclegi, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca (portu, lotniska), ryczałtów na pokrycie przejazdów miejscowych (środkami komunikacji miejscowej), kosztów używania przez pracowników pojazdów do celów służbowych niebędących własnością pracodawcy, a także innych wydatków zwracane na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika Spółka winna zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika. (...) Natomiast nie można zgodzić się ze sposobem rozliczania diet pracowników. W tym przypadku Spółka winna zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika, a nie jak wskazała Spółka średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego każdy dzień podróży służbowej pracownika. (...)"

Należy mieć na uwadze, że wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika mogą być dokumentowane wieloma fakturami (rachunkami) z różnych dni. Ustalenie dla każdej z tych faktur (rachunków) innego kursu waluty obcej - na potrzeby ujęcia poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy - może bardzo skomplikować i utrudnić rozliczenie delegacji. Sygnalizowaliśmy to wielokrotnie na łamach naszego czasopisma, prezentując pogląd, iż w przypadku kosztów zagranicznych podróży służbowych pracownika, ponoszonych w walucie obcej, koszty te zasadne jest przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Taki pogląd prezentowały także niektóre organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 marca 2016 r., nr IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ. W interpretacji tej organ podatkowy uznał za nieprawidłowe stanowisko, iż kwoty zwracanych pracownikom wydatków i wypłacanych diet przelicza się na walutę krajową w oparciu o różne kursy walut. Zdaniem tego organu podatkowego:

"(...) w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacją zagraniczną stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Przez dzień rozliczenia podróży służbowej należy rozumieć datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. (...)"

Biorąc jednak pod uwagę najnowsze interpretacje indywidualne organów podatkowych, przyjęcie ww. stanowiska jest ryzykowne. Bezpieczniej będzie, jeśli w celu ujęcia przedmiotowych wydatków w kosztach uzyskania przychodów, wydatki te podatnik przeliczy na złote:

• w przypadku wydatków udokumentowanych fakturą lub rachunkiem - po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku,
   
• w przypadku diety pracownika oraz pozostałych nieudokumentowanych wydatków (np. ryczałtów za noclegi, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów do i z dworca, lotniska, ryczałtów na pokrycie przejazdów środkami komunikacji miejscowej) - po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.