Czas pracy w podróży służbowej

Pracownicy są zatrudnieni w siedzibie pracodawcy w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku na dwie zmiany (8⁰⁰-16⁰⁰ i 14⁰⁰-22⁰⁰). W październiku br. zostali wysłani w podróż służbową w celu dostarczenia towaru kontrahentowi z Niemiec. Podróż rozpoczęli w czasie weekendu z jedną przerwą na nocleg (w drodze do miejsca docelowego), prowadząc pojazd na przemian. Jak rozliczyć ich czas pracy oraz zrekompensować odpoczynki?

Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy odbywa podróż służbową (art. 77⁵ § 1 K.p.). Nieco inaczej podróż tę definiuje ustawa z dnia 6 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). W myśl jej art. 2 pkt 7 jest to każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jego filia, przedstawicielstwo lub oddział, jeśli jest odbywany na polecenie pracodawcy i ma na celu wykonanie przewozu drogowego. Z pytania nie można jednoznacznie wywnioskować charakteru zatrudnienia pracowników wysłanych w podróż, które ma znaczenie dla rozliczenia ich czasu pracy.

Do czasu pracy zalicza się tę część podróży, która została przez zainteresowanego przepracowana, a tę podczas której nie pracował, tylko w tym przedziale, który przypadał na godziny rozkładowej pracy. Tak rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), wyjaśniając, że: "Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.".

W świetle powołanego rozstrzygnięcia, czas prowadzenia pojazdu podczas podróży służbowej, w okolicznościach wskazanych w pytaniu (przewóz towaru), należy zaliczyć do czasu pracy, niezależnie od tego, że w związku ze stosowanym rozkładem nie przypada na godziny harmonogramowe.

Przykład

Przyjmujemy założenia z pytania i dodatkowo, że dwóch pracowników (A i B), zatrudnionych na stanowisku montera, w piątek po przepracowanej dniówce na pierwszej zmianie wyruszyło o 20⁰⁰w podróż służbową z Gdańska do Halle w Niemczech lekkim samochodem dostawczym, prowadząc go na przemian w odstępach nie dłuższych niż 3 godziny. W sobotę o 2³⁰ dojechali do Szczecina, gdzie skorzystali z noclegu w hotelu. Tego samego dnia o 9⁰⁰ wyruszyli do Niemiec, docierając na miejsce o 14⁰⁰. Po rozładowaniu i rozliczeniu przesyłki, co trwało 45 minut, wyruszyli w drogę powrotną, którą przejechali w całości (bez przerw), dojeżdżając do Gdańska o 2⁰⁰.

Przyjmując, że pracownik A prowadził pojazd zawsze jako pierwszy, przepracował:

w dobie piątkowej, która trwała do 8⁰⁰ w sobotę, 11 godzin i 30 minut (8 godz. rozkładowych oraz 3,5 godz. kierując pojazdem w drodze do Szczecina, od 20⁰⁰ do 23⁰⁰ i od 2⁰⁰ do 2³⁰), a więc o 3,5 godziny przekroczył normę dobową, za co oprócz normalnego wynagrodzenia przysługują dodatki lub czas wolny,
w dobie sobotniej 9 godzin i 45 minut (3 godz., od 9⁰⁰ do 12⁰⁰kierując pojazdem w drodze do miejsca docelowego, następnie 45 min. dokonując czynności rozładunkowych, po czym 6 godz. kierując pojazdem w drodze powrotnej, od 14⁴⁵ do 17⁴⁵ i od 20⁴⁵ do 23⁴⁵), za co przysługuje mu normalne wynagrodzenie oraz inny dzień wolny, a także normalne wynagrodzenie i dodatki (albo czas wolny) za 1 godzinę i 45 minut przekroczenia dobowego.

Pracownik B przepracował:

w dobie piątkowej 11 godzin (8 godz. rozkładowych i 3 godz. kierując pojazdem w drodze do Szczecina, od 23⁰⁰ do 2⁰⁰),
w dobie sobotniej 8 godzin (2 godz. kierując pojazdem w drodze do miejsca docelowego, od 12⁰⁰ do 14⁰⁰, następnie 45 min. dokonując czynności rozładunkowych oraz 5 godz. i 15 min. kierując pojazdem w drodze powrotnej, od 17⁴⁵ do 20⁴⁵ i od 23⁴⁵ do 2⁰⁰).

Pracę pracownika B w dobie piątkowej należy rozliczyć tak jak w przypadku pracownika A, przy czym normę dobową przekroczył o 3 godziny. Za pracę sobotnią przysługuje mu normalne wynagrodzenie oraz inny dzień wolny.

Zwracamy uwagę! Jeżeli pracownicy wysłani w podróż są zatrudnieni na stanowisku kierowcy i prowadzą pojazd "w załodze" (dwóch lub więcej kierowców), to czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem jest czasem dyżuru. Ponadto do czasu pracy kierowcy, poza prowadzeniem pojazdu, zalicza się także inne czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, np. oczekiwanie na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.

Przechodząc do odpoczynków, należy przypomnieć, że zgodnie z art. 132 § 1 i art. 133 § 1 K.p., co do zasady, pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku powołanym na wstępie: "Jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie.". Zdaniem sądu, odpoczynek tygodniowy należy liczyć od godziny powrotu z delegacji, co jednak jest w literaturze przedmiotu negowane, chyba że pracownik podczas podróży wykonywał pracę.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Udzielanie czasu wolnego na poczet omawianych odpoczynków było przedmiotem opinii urzędowych, które jednak nie są zbieżne. Jak wyjaśnił Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (pismo znak DPR-III-079-575/ /TW/07): "(...) równoważny okres odpoczynku powinien być udzielany bezpośrednio po ostatnim okresie wykonywania pracy w danej dobie (która narusza odpoczynek dobowy) w wymiarze, który dopełni okres odpoczynku po zakończeniu pracy do 11 godzin. (...)

W wyjątkowych sytuacjach, gdy nie jest możliwe udzielenie równoważnego okresu odpoczynku bezpośrednio po okresie wykonywania pracy, dopuszczalne jest udzielenie równoważnego okresu odpoczynku w innej dobie jako dodatkowy okres niezależny od okresu odpoczynku w danej dobie. Wówczas jego wymiar będzie odpowiadał liczbie godzin o jaką naruszono dobowy okres odpoczynku. O tę liczbę godzin zostanie wówczas obniżony wymiar czasu pracy w danej dobie.

W opinii Departamentu udzielenie równoważnego okresu odpoczynku (zarówno w przypadku jego udzielenia bezpośrednio po zakończeniu pracy w danej dobie jak i wówczas gdy jest on udzielany w innej dobie) może polegać wyłącznie na obniżeniu czasu pracy w takiej dobie. Równoważny okres odpoczynku spowoduje zatem zwiększenie okresu odpoczynku przewidzianego w rozkładzie czasu pracy pracownika w innej dobie pracowniczej. (...)".

GIP Z kolei Główny Inspektor Pracy w piśmie z 10 października 2007 r. (znak GNP/401/4560-461/07/PE) wyjaśnił, że: "(...) Obowiązek zrównoważenia skróconego w danej dobie 11-godzinnego odpoczynku polega zaś na przedłużeniu takiego odpoczynku w innej dobie, o tyle godzin, o ile został on skrócony, nie zaś na udzieleniu czasu wolnego, czy dnia wolnego od pracy. Jeśli zatem pracownik w danej dobie, z uwagi na w/w okoliczności skorzystał jedynie z 9-godzinnego odpoczynku dobowego, w innej dobie, zamiast korzystać z co najmniej 11-godzinnego odpoczynku powinien mieć zapewniony co najmniej 14-godzinny odpoczynek dobowy (11 + 3). (...)".

Podejmując decyzję w sprawie sposobu rekompensowania odpoczynku, pracodawca powinien mieć na uwadze cel omawianej regulacji, jakim jest ochrona zdrowia pracownika poprzez zapewnienie mu czasu na regenerację sił.