Podróż służbowa do miejscowości sąsiadującej z miejscem zameldowania

Pracownik zatrudniony w Gdańsku został wysłany w 2-dniową delegację do Warszawy. Ponieważ niedaleko Warszawy ma on mieszkanie i tam jest zameldowany, w czasie delegacji nocował we własnym lokalu, a po zakończeniu podróży pozostał w nim na cały weekend. Pracodawca nie zapewnił pracownikowi posiłków. Czy jest obowiązany wypłacić diety oraz ryczałt za nocleg? Nadmieniamy, że pracodawca ustala należności z tytułu podróży służbowych na zasadach określonych w rozporządzeniu o podróżach pracowników sfery budżetowej.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie związanych z nią kosztów, w tym: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Ponadto ma on prawo do diet na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

W literaturze przedmiotu podkreśla się, że dieta w podróży krajowej rekompensuje różnicę między wydatkami na cele żywieniowe ponoszonymi podczas podróży m.in. w związku ze spożyciem posiłków w lokalach gastronomicznych. Występują zatem także sytuacje, w których świadczenie to nie przysługuje.

Ważne: Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Jeżeli chodzi o koszty noclegów, to co do zasady zwraca się je w kwocie stwierdzonej rachunkiem hotelowym (do dwudziestokrotności stawki diety), a w przypadku nie przedłożenia rachunku, w postaci ryczałtu w wysokości 150% diety. Jednakże stosownie do § 8 ust. 5 rozporządzenia o podróżach służbowych, należności na pokrycie kosztów noclegu nie przysługują:

za czas przejazdu,
jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (na stronie internetowej www.msw.gov.pl): "(...) zameldowanie służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała". Przy czym stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2015 r. poz. 388) obowiązek meldunkowy polega na zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego lub czasowego. Pobytem stałym jest zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania. Natomiast pobytem czasowym jest przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości, lecz pod innym adresem. Pobyt czasowy w rozumieniu ustawy to przebywanie poza miejscem pobytu stałego przez okres ponad 3 miesięcy.

W świetle powołanych przepisów miejsce zameldowania mogłoby mieć wpływ na prawo do diet, gdyby było takie samo jak miejscowość docelowa podróży. Ponieważ w okolicznościach wskazanych w pytaniu tak nie jest, nie ma podstaw do negowania prawa do diet.

Przykład

Pracownik zatrudniony w Gdańsku, zameldowany na pobyt stały w Nowym Dworze Mazowieckim, w dniu 21 maja 2015 r. został wysłany w dwudniową podróż służbową do Warszawy. Pracodawca wskazał jako miejscowość rozpoczęcia podróży Gdańsk, a zakończenia (po wykonaniu zadania) Nowy Dwór Mazowiecki.

Pracownik odbył podróż pociągiem, rozpoczynając ją o 5⁰⁰ w wyznaczonym dniu (czwartek). Po przybyciu na miejsce odbył spotkanie biznesowe, a następnie udał się do Nowego Dworu Mazowieckiego, gdzie dotarł o 16⁰⁰i nocował. W kolejnym dniu (piątek) wyjechał o 8⁰⁰ na następne spotkanie, które zakończyło zlecone zadanie, a do miejscowości stałego pobytu powrócił o 17⁰⁰ i został tam przez cały weekend.

Pracodawca zaliczył pracownikowi do podróży służbowej okres od 5⁰⁰ w czwartek do 17⁰⁰ w piątek przyznając dwie diety. Pracownik nie nabył natomiast prawa do ryczałtu za nocleg.