Przegląd Podatku Dochodowego nr 15 (591) z dnia 1.08.2023

Rozliczenie podróży służbowej pracownika, który przedstawił fakturę za posiłek

Po zakończeniu krajowej podróży służbowej trwającej jedną dobę pracownik przedstawił fakturę za usługę hotelową na kwotę 200 zł oraz za śniadanie na kwotę 60 zł. Czy podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu przychodem pracownika jest w tym przypadku kwota 48,75 zł?

Tak. W tym przypadku podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu przychód pracownika wyniesie 48,75 zł.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak stanowi art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Pracodawcy ze sfery budżetowej należności z tytułu podróży służbowej pracownika ustalają według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Natomiast pracodawcy spoza sfery budżetowej warunki, na jakich te należności są wypłacane pracownikom, określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeśli odpowiednie zasady nie zostaną zawarte w tych dokumentach, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej ustalone według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot poniesionych kosztów:

• noclegów,
• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podczas podróży służbowej pracodawca może zapewnić pracownikowi bezpłatne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się wówczas o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
• obiad - 50% diety, 
• kolacja - 25% diety.

Obniżenia dokonuje się także w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wymienione posiłki. Tak stanowi § 7 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Kwotę zmniejszenia diety oblicza się, przyjmując za podstawę pełną dietę (45 zł). Zatem w przypadku zapewnienia np. śniadania dietę należy obniżyć o 11,25 zł (45 zł x 25%). Dieta po obniżce wyniesie wówczas 33,75 zł (45 zł - 11,25 zł).

Obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową, mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu niż wynikające z przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Może to być m.in. zapewnienie pracownikom całodziennego wyżywienia lub zwrot pracownikom wydatków faktycznie przez nich poniesionych na wyżywienie, udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracodawcę.

Należności wypłacane na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Przy czym przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tymi odrębnymi przepisami są m.in. przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Nadwyżka ponad kwotę objętą zwolnieniem stanowi podlegający opodatkowaniu przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.

Do takiej samej wysokości jak w przypadku rozliczeń podatkowych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wyłączone z oskładkowania. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728).