Gazeta Podatkowa nr 43 (2126) z dnia 27.05.2024

Rozliczenie kosztów paliwa, opłat za autostrady i parkingi w podróży służbowej odbytej prywatnym autem pracownika

Pracodawca ma zamiar wysłać pracownika w kilkudniową podróż służbową. Pracownik ten ma ją odbyć swoim prywatnym samochodem osobowym (nieelektrycznym), a koszty przejazdu będą mu zwracane na podstawie kilometrówki.

1) Czy koszty paliwa, płatnych autostrad i parkingów można zwracać osobno, tj. poza kilometrówką, na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków (biletów)?) Czy z pracownikiem należy podpisać umowę o korzystanie z prywatnego pojazdu do celów służbowych?

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują m.in. diety oraz zwrot kosztów przejazdów. Jak wynika z § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem delegacyjnym, pracownikowi, który odbywa podróż służbową m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki. Jest to kwota stanowiąca iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (przykład).

Stawka kilometrówki stosowana przez pracodawcę nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Nie może więc ona przekroczyć m.in.:

• 0,89 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 1,15 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Jeśli w podróży służbowej pracownika wykorzystywany jest jego prywatny samochód, wówczas wydatki na zakup paliwa są zwracane temu pracownikowi w ramach kilometrówki. W takim przypadku pracownik nie musi dołączać do rozliczenia podróży służbowej (dokonywanej często na druku tzw. delegacji) faktur/rachunków dokumentujących zakup ww. paliwa. Powinien natomiast - pod kątem rozliczenia przejazdów dla potrzeb podatkowych - przedstawić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia delegacyjnego, pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą (określone lub uznane przez pracodawcę), pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Pracodawca zwraca je pracownikowi w udokumentowanej wysokości, na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków czy biletów. Trzeba podkreślić, że tę grupę wydatków należy rozliczać oddzielnie, jako niezależne od kilometrówki świadczenia delegacyjne.

W przypadku podróży służbowej odbywanej samochodem nienależącym do pracodawcy (najczęściej prywatnym autem pracownika) nie zachodzi konieczność zawierania z pracownikiem umowy cywilnoprawnej w sprawie rozliczenia przejazdów wykonywanych takim pojazdem. Rozliczenie kosztów korzystania z prywatnego samochodu w podróży służbowej następuje w ramach rozliczenia kosztów samej delegacji, na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów (druku rozliczenia delegacji, rachunków, biletów, ewidencji przebiegu pojazdu). Z umową wspomnianą w pytaniu mamy do czynienia w przypadku korzystania z samochodów prywatnych pracowników w celu odbywania lokalnych jazd służbowych. Wówczas występuje obowiązek jej zawarcia. Przepisy nie wymagają jednak tego w odniesieniu do podróży służbowej.

2) Jak zaksięgować zwrot kosztów paliwa oraz opłat za autostrady i parkingi poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, z uwzględnieniem podatkowo-składkowego rozliczenia?

Wydatki z tytułu podróży służbowej pracowników, w tym związane z wykorzystywaniem w tej podróży prywatnych samochodów osobowych pracowników, obciążają koszty działalności operacyjnej jednostki. Wydatki na podróż służbową pracownika ujmuje się w kosztach w księgach na podstawie druku rozliczenia delegacji, do którego dołącza się dowody potwierdzające ich poniesienie (nie dotyczy to diet i ryczałtów). Dla udokumentowania zwrotu kosztów wykorzystania w podróży służbowej prywatnego samochodu pracownika stosuje się ewidencję przebiegu pojazdu. Do jej sporządzenia zobowiązują przepisy ustaw o podatku dochodowym. Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach (tu: wcześniej wspomnianym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Przebieg pojazdu powinien być w tym przypadku udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu sporządzonej przez osobę używającą pojazdu, potwierdzonej przez podatnika. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej dane przedstawione w art. 23 ust. 5 i ust. 7 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 5 ustawy o pdop.

Co ważne, zdaniem organów podatkowych do wydatków ujmowanych w kosztach podatkowych w ramach limitu kilometrówki zalicza się opłaty za przejazd autostradami czy opłaty za parkowanie ponoszone w trakcie podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami pracowników (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2018 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.334.2018.4.AT).

Ewidencja księgowa wydatków związanych z używaniem w podróży służbowej prywatnych samochodów osobowych pracowników, w tym zwrotu kosztów wykorzystania prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej, może wyglądać następująco:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Podróże służbowe),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

W księgach rachunkowych można ująć także zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w podróży służbowej w kwocie przewyższającej kilometrówkę, jeśli taki sposób postępowania jest przyjęty u pracodawcy (np. dokonując odrębnie zwrotu kosztów dotyczących opłat za autostradę czy parkingi) - trzeba jednak wiedzieć, że w takim przypadku nadwyżka nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Wtedy można wyodrębnić wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów w ewidencji analitycznej do konta 40-6 lub w ewidencji pozabilansowej.

Naszym zdaniem, gdy podróż służbowa odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika, od kwot opłat parkingowych lub opłat za przejazdy autostradami pracodawca może odliczyć 50% kwoty VAT naliczonego, o ile kwota VAT występuje na dowodzie zakupu, dowód ten spełnia warunki do uznania go za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT i podróż służbowa pracownika służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy.

Jeśli chodzi o rozliczenie podatkowe pracownika, to wolne od pdof są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Zatem w sytuacji, gdy pracodawca zwróci pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej do wysokości kilometrówki, wówczas otrzymane przez pracownika kwoty korzystają ze zwolnienia z pdof. Jeżeli w związku z podróżą służbową pracownika odbytą jego prywatnym samochodem pracownik otrzyma zwrot kosztów, m.in. opłat za przejazd drogami płatnymi i autostradami, za parkingi czy postój w strefie płatnego parkowania, to otrzymany zwrot tych wydatków korzysta ze zwolnienia z pdof poza limitem kilometrówki. Takie opłaty są bowiem innymi należnościami z tytułu podróży służbowej (wynikającymi z rozporządzenia delegacyjnego). Tak też uznał Dyrektor KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych z dnia 14 stycznia 2022 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.1043.2021.1.KF, oraz z dnia 20 października 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.011.814.2023.1.JK3.

Należności z tytułu podróży służbowej nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne do wysokości określonych w rozporządzeniu delegacyjnym. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146).