Czy lunch w usłudze hotelowej wpłynie na wysokość diety delegacyjnej?

Rozliczając podróż służbową pracownik przedłożył m.in. rachunek z hotelu, w którym wyszczególniona jest pozycja "lunch". Jak ustalić w takiej sytuacji wysokość przysługującej diety?

Wysokość przysługującej pracownikowi diety uzależniona będzie od charakteru tego posiłku, który to pracodawca powinien ustalić bezpośrednio z podmiotem wystawiającym rachunek za nocleg lub z samym pracownikiem.

Nie wiemy z jakim pracodawcą mamy tu do czynienia, dlatego wyjaśnijmy, że w przypadku jednostek budżetowych delegacje rozliczane są w oparciu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenie delegacyjne.

Rozporządzenie to ma też moc obowiązującą u pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy nie określili w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę) warunków wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej.

W § 7 oraz § 14 rozporządzenie delegacyjne stanowi, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

w przypadku podróży krajowej:

śniadanie - 25% diety,
obiad - 50% diety,
kolacja - 25% diety,

w przypadku podróży zagranicznej:

śniadanie - 15% diety,
obiad - 30% diety,
kolacja - 30% diety.

Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, to w przypadku krajowej podróży służbowej dieta w ogóle mu nie przysługuje, a przy zagranicznej delegacji ma prawo do 25% diety.

Przedstawione wyżej zasady dotyczące zmniejszania diety obowiązują także w sytuacji, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której ma zapewnione wyżywienie.

Z pytania wynika, że z takim właśnie przypadkiem mamy tu do czynienia, przy czym jako posiłek zapewniony pracownikowi w ramach usługi hotelowej nie jest podany żaden z posiłków wymienionych w rozporządzeniu delegacyjnym. Rozporządzenie to nie wspomina bowiem o lunchu, który uważany jest za lekki posiłek spożywany w porze południowej, charakterem zbliżony do drugiego śniadania lub obiadu.

Żeby dokonać prawidłowego zmniejszenia przysługującej pracownikowi diety, pracodawca ma dwa wyjścia, a mianowicie:

zwrócić się do podmiotu wystawiającego rachunek za nocleg, z pytaniem, czy lunch zapewniony w ramach usługi hotelowej można uznać za obiad, czy raczej lekką przekąskę, przy czym w przypadku rozmowy telefonicznej warto sporządzić notatkę służbową,
wystąpić bezpośrednio do pracownika o złożenie przez niego pisemnego oświadczenia, z którego wynikać będzie charakter otrzymanego posiłku, na co pozwala § 5 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego.

Przykład

Z uwagi na to, że pracodawca spoza sfery budżetowej nie określił w przepisach zakładowych odrębnych zasad wypłacania pracownikom świadczeń z tytułu podróży służbowych, obowiązuje u niego wprost rozporządzenie delegacyjne. Rozliczając delegacje zagraniczne dwoje pracowników przedłożyło rachunki z hoteli, gdzie mieszkali, z których wynika, że w ramach usługi hotelarskiej mieli zapewniony posiłek w formie lunchu. Ze złożonych pracodawcy oświadczeń wynika, że w przypadku pierwszego z pracowników była to kawa lub herbata i dwie kanapki wydawane między 11 a 12 godziną, natomiast w przypadku drugiego był to ciepły posiłek składający się z kotletu z dodatkiem surówki i frytek, który wydawany był między 13 a 14 godziną. U pierwszej z tych osób nie ma podstaw do obniżenia diety, ponieważ wspomniany lunch należy potraktować jako przekąskę, natomiast u drugiej dieta powinna być obniżona o 30%, ponieważ lunch zbliżony był charakterem do obiadu.

Zasady dotyczące rozliczania delegacji u pracodawcy niebędącego jednostką budżetową mogą być też określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę.

W takim przypadku nie będziemy mogli udzielić jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ ustawodawca pozostawił tu dużą swobodę pracodawcom. Kodeks pracy w art. 77⁵ § 4 wprowadza jedynie zastrzeżenie, że dieta za dobę podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, nie może być niższa od diety krajowej określonej w rozporządzeniu delegacyjnym - aktualnie jest to 30 zł. Bez znajomości przepisów zakładowych niemożliwe jest więc udzielenie konkretnej odpowiedzi na zadane pytanie. W celu wyjaśnienia zgłaszanego problemu, Czytelnik powinien sięgnąć do wspomnianych przepisów.