Przegląd Podatku Dochodowego nr 10 (562) z dnia 20.05.2022

Podatkowo-składkowe rozliczenie pracowniczej podróży służbowej

W maju 2022 r. pracownik odbył krajową podróż służbową, za którą zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy regulaminem wynagradzania wypłacimy mu diety w wysokości 70 zł za dobę podróży. Czy skoro dieta zostanie wypłacona w wyższej kwocie niż przewiduje rozporządzenie o podróży służbowej, to będzie w całości opodatkowana?

W sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dietę za krajową podróż służbową w wysokości 70 zł za dobę podróży, to nie cała dieta, lecz nadwyżka ponad 30 zł będzie podlegała opodatkowaniu.

Przepisy prawa pracy

Na podstawie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. U pracodawców z tzw. sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania należności za czas podróży służbowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej rozporządzeniem o podróży służbowej. Wynika z niego, że dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ustalić samodzielnie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Wewnątrzzakładowe regulacje nie mogą jednak określać diety w wysokości niższej niż dieta krajowa pracownika sfery budżetowej, tj. niższej niż 30 zł.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PIT

Otrzymane przez pracownika diety i inne należności za czas podróży służbowej są u niego przychodami ze stosunku pracy. Przychody te mogą jednak korzystać ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na jego podstawie wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Odrębnymi przepisami, o których mowa są m.in. przepisy rozporządzenia o podróży służbowej. Tym samym w sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi diety i inne należności za czas podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej kwot określonych w rozporządzeniu o podróży służbowej, to otrzymane z tego tytułu kwoty są wolne od podatku. Natomiast w przypadku gdy wypłacone pracownikowi kwoty będą wyższe od obowiązujących w tym rozporządzeniu limitów, to nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu.

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 listopada 2019 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.444.2019.2.JM. Czytamy w niej: "(...) powyższe zwolnienie (z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof - przyp. red.) obejmuje diety i inne należności wypłacone do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast, ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń ponad limit określony w ww. rozporządzeniu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych".

Składki ZUS

Generalnie u pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód osiągnięty z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika to z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie uwzględnia się jednak diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.).

Ponieważ do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2021 r. poz. 1285 ze zm.), to wypłata pracownikowi diet do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu o podróży służbowej nie będzie podlegała także składce zdrowotnej.