Rozliczenie podróży służbowej pracownika pobierającego ryczałt na jazdy lokalne

Podróż służbowa pracownika mającego przyznany ryczałt na jazdy lokalne budzi czasami wątpliwości dotyczące sposobu rozliczania kosztów przejazdu, a konkretnie tego, czy w takiej sytuacji pracownikowi może być również wypłacana kilometrówka. W niektórych przypadkach pobyt w podróży służbowej ma też wpływ na wysokość przysługującego ryczałtu.

Ryczałt nie dotyczy podróży

Zasady przyznawania oraz wypłacania ryczałtów na jazdy lokalne określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Na mocy § 1 ust. 1 tego rozporządzenia wspomniany ryczałt ma na celu pokrycie kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

Sam ryczałt odpowiada iloczynowi obowiązującej w firmie stawki za 1 km i przyznanego pracownikowi limitu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne stawki oraz limity są określone w § 2-3 wspomnianego rozporządzenia i wynoszą:

0,89 zł - przy pojemności silnika do 900 cm³,
1,15 zł - przy pojemności silnika powyżej 900 cm³.

Natomiast w przypadku ogółu pracowników miesięczne limity kilometrów są uzależnione od liczby mieszkańców w gminie lub w mieście, w których dana osoba jest zatrudniona i wynoszą od 300 km do 700 km.

Kiedy kilometrówka?

Przywołane rozporządzenie Ministra Infrastruktury w § 1 ust. 2 wyraźnie stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, określają przepisy dotyczące podróży służbowych. Oznacza to, że pracownikowi pobierającemu ryczałt na jazdy lokalne koszty przejazdu w podróży służbowej nie mogą być rozliczane w ciężar przysługującego mu ryczałtu. Ich zwrot powinien nastąpić na zasadach przewidzianych dla świadczeń delegacyjnych określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (...) z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

W § 3 tego rozporządzenia wprowadzono możliwość odbycia podróży służbowej za zgodą pracodawcy pojazdem niebędącym jego własnością. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Podróż służbowa a ryczałt

Jak wynika z przywołanych przepisów, pracownikowi pobierającemu ryczałt na jazdy lokalne, który za zgodą pracodawcy odbędzie podróż służbową pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje - niezależnie od ryczałtu na jazdy lokalne - zwrot kosztów przejazdu w formie kilometrówki.

Fakt odbycia podróży służbowej może mieć natomiast wpływ na wysokość wspomnianego ryczałtu przysługującego za dany miesiąc. Zgodnie bowiem z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury kwotę przyznanego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu m.in. podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin (przykład 1).

Należy zauważyć, że w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury mowa jest o konieczności obniżenia ryczałtu za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu m.in. podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin. Oznacza to, że nie każda delegacja będzie powodować obniżenie ryczałtu na jazdy lokalne. Przywołany przepis nie będzie miał zastosowania w sytuacji, gdy pracownik przebywał w podróży służbowej krócej niż 8 godzin, a także wówczas, gdy trwała ona 8 godzin lub więcej, ale nie skutkowała nieobecnością w miejscu pracy obejmującą pełny dzień roboczy (przykład 2).

Przykład 1

Pracownik dysponujący samochodem o pojemności silnika 1.600 cm³ pobiera ryczałt na jazdy lokalne w kwocie 805 zł, ustalonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.

Za zgodą pracodawcy, będącego jednostką budżetową, w dniach od 10 do 12 czerwca 2024 r. pracownik ten odbył wspomnianym samochodem krajową podróż służbową. Ze złożonego rozliczenia wynika, że wyjazd nastąpił o godz. 6³⁰, a powrót do miejsca zamieszkania o 18²⁵ i pracownik przejechał w celach służbowych 598 km. W związku z tym, że w jednostce są stosowane maksymalne stawki wynikające z rozporządzenia Ministra Infrastruktury, tytułem kilometrówki pracownikowi przysługuje kwota 687,70 zł (598 km × 1,15 zł). Natomiast - z uwagi na trzydniową nieobecność w pracy z powodu delegacji - ryczałt na jazdy lokalne za czerwiec br. powinien być zmniejszony. W celu jego obliczenia pracodawca przeprowadzi następujące działania: (805 zł : 22) × 3 (dni robocze objęte delegacją) = 109,77 zł (kwota, o jaką należy zmniejszyć ryczałt); 805 zł - 109,77 zł = 695,23 zł.

Przykład 2

Pracownik pobierający ryczałt na jazdy lokalne odbył krajową podróż służbową (z zagwarantowanym noclegiem), która rozpoczęła się 24 czerwca br. o godz. 13⁰⁰ i zakończyła 25 czerwca br. o godz. 12³⁰. Mimo że podróż służbowa trwała powyżej 8 godzin, nie ma podstaw do obniżenia ryczałtu, ponieważ nieobecność w pracy z powodu delegacji nie objęła w pełni żadnego dnia roboczego. Zarówno w dniu rozpoczęcia, jak i zakończenia podróży służbowej przez część dniówki pracownik świadczył pracę w miejscu zatrudnienia.