Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 12 (612) z dnia 20.06.2024

Rozliczenie kosztów poniesionych w ramach krajowej podróży służbowej z otrzymaną na ten cel zaliczką

Pracownik odbył krajową podróż służbową pociągiem. Przed wyjazdem pobrał zaliczkę. Jak rozliczyć koszty tej podróży i jakich zapisów dokonać w księgach rachunkowych? Koszty podstawowej działalności operacyjnej ujmujemy na kontach zespołu 4 i 5.

Sposób ewidencji kosztów dotyczących podroży służbowych powinien wynikać z zasad (polityki) rachunkowości jednostki. W ramach kont zespołu 4 koszty podróży służbowych ujmuje się najczęściej na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe". Jednostki mogą także koszty te rozliczać na odrębnym koncie syntetycznym kosztów według rodzajów, np. 40-6 "Koszty podróży służbowych". Koszty te nie są jednak wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej, nie ma zatem obowiązku wyodrębniania ich w księgach rachunkowych. W jednostce ewidencjonującej koszty na kontach zespołu 4 i 5, tak jak w przypadku jednostki, o której mowa w pytaniu, koszty podróży służbowych ujmuje się także na odpowiednim koncie w zespole 5, w zależności od działu, w jakim pracuje pracownik odbywający podróż służbową. Przykładowo jeżeli podróż służbową odbywa pracownik działu administracji, to właściwym kontem będzie konto 55 "Koszty zarządu", natomiast jeśli będzie to pracownik działu sprzedaży, to odpowiednim kontem będzie konto 52-7 "Koszty sprzedaży".

Pracownicy, którzy odbywają podróż służbową, mają prawo do zwrotu kosztów oraz diet. Zasada ta dotyczy zarówno krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych (por. art. 77⁵ K.p.). Rozliczenie kosztów podróży służbowej jest obowiązkiem pracownika, który musi tego dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej. W ramach rozliczenia podróży służbowej pracownik przedkłada dokumentację poniesionych wydatków, w tym faktury, rachunki i bilety. Wyjątek dotyczy wydatków objętych ryczałtami i diet - gdyż wykorzystania tych środków nie trzeba dokumentować. Na tym etapie pracownik może również złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku odpowiedniego dokumentu. Tak wynika z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży.

Z rozliczeniem podróży służbowej nierozerwalnie wiąże się kwestia wypłaty zaliczki na niezbędne koszty podróży. W przypadku wyjazdów krajowych świadczenie to nie jest obligatoryjne. Jak bowiem wynika z § 11 rozporządzenia w sprawie podróży na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Podstawą rozliczenia pobranej przez pracownika zaliczki może być dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki.

Jeżeli z przedłożonych przez pracownika dokumentów wynika, że wydał on więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to pracodawca zwraca pracownikowi tę różnicę. Jeżeli pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę lub pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są także wystawione na pracodawcę, to koszty dotyczące podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie tych faktur. Natomiast w sytuacji gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, to koszty podróży służbowej ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie rozliczenia delegacji.

Przykład

I. Założenia:

Pracownik działu administracji odbył podróż służbową pociągiem z Krakowa do Gdańska. Przed wyjazdem pobrał z kasy zaliczkę w wysokości: 1.000 zł. Podróż rozpoczęła się 20 maja 2024 r. o godz. 6:00, a zakończyła się 24 maja 2024 r. o godz. 23:00. Czas podróży wynosił zatem 4 dni i 17 godzin. Pracownik przedstawił bilety kolejowe na kwotę: 300 zł, koszty hotelu: 600 zł. Pracodawca upoważnił pracownika do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktura za hotel była wystawiona na firmę. Pracownikowi przysługuje dieta w kwocie: 225 zł (tj. 5 × 45 zł).

II. Dekretacja:

III. Księgowania: