Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 21 (615) z dnia 1.11.2024

Rozliczenie świadczeń należnych pracownikowi z tytułu krajowej podróży służbowej

W jaki sposób rozliczyć podróż służbową, jeśli powrót z delegacji miał miejsce w sobotę, będącą dla pracownika dniem wolnym w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy i przypadał po skorzystaniu z odpoczynku dobowego? Czy istnieją podstawy, aby odpoczynek dobowy i czas prywatny w podróży służbowej trwającej ponad dobę, jako okresy nieprzeznaczone na dojazd i powrót ani wykonanie zadania służbowego, odliczyć od czasu trwania delegacji? Czy postąpiliśmy prawidłowo ustalając kwotę zwrotu za przejazd w podróży, którą pracownik odbył własnym samochodem, w wysokości kilometrówki?

Podróż krajowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do chwili powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Tak wynika z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), dalej rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy przypadków, w których odcinek podróży krajowej poprzedza podróż zagraniczną, gdyż wtedy moment rozpoczęcia podróży zagranicznej uzależniony jest od wybranego przez pracodawcę środka transportu, którym pracownik odbywa taką podróż (§ 12 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej) i stanowi jednocześnie koniec podróży krajowej. Jeśli jednak pracownik nie przekracza granic Polski, cała podróż jest kwalifikowana jako podróż krajowa, która biegnie nieprzerwanie od wyjazdu do powrotu nie wyłączając okresu korzystania z odpoczynku dobowego w miejscowości docelowej podróży, czy korzystania w tej miejscowości z czasu wolnego. Tym samym przepisy nie dają podstaw, aby z czasu trwania podróży służbowej odliczać jakiekolwiek okresy nieprzeznaczone wprost na dojazd, wykonanie zadania służbowego, czy powrót.

Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku, a jego rozkład przewiduje pracę od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. W piątek 13 września 2024 r. (o 6⁵⁰) na polecenie pracodawcy wyjechał prywatnym samochodem w podróż służbową, którą zakończył następnego dnia w sobotę (o 14⁰⁰). Dojazd do miejscowości docelowej trwał od 6⁵⁰ do 11⁰⁰ w dniu 13 września 2024 r. (łącznie 4 godz. 10 min.). Następnie od 11⁰⁰ do 16⁰⁰ pracownik wykonywał zadanie służbowe (faktyczny czas pracy wyniósł 5 godz.). W okresie od 16⁰⁰ w dniu 13 września 2024 r. do 10⁴⁰ w dniu 14 września 2024 r. pracownik nie wykonywał żadnych zadań służbowych. Okres ten można potraktować jako czas prywatny (w tym mieści się 11-godzinny odpoczynek dobowy). W sobotę pracownik wyruszył w drogę powrotną o 10⁴⁰, która trwała do 14⁰⁰ (łącznie przejazd objął 3 godz. 20 min.).

Podróż służbowa trwała 1 dobę 7 godzin i 10 minut, co uprawnia pracownika do 1,5 diety krajowej w łącznej kwocie 67,50 zł (zakładając, że nie miał zapewnionych posiłków).

Za nieprawidłowe należy uznać rozliczenie ww. podróży służbowej przyjmując do niej czas dojazdu, czas przeznaczony na realizację zadania i czas powrotu. Biorąc pod uwagę dane z przykładu było to łącznie 12 godzin 30 minut (4 godz. 10 min. czasu dojazdu + 5 godz. czasu przeznaczonego na realizację zadania służbowego + 3 godz. 20 min. czasu powrotu w kolejnej dniówce). Taki sposób byłby bowiem sprzeczny z powszechnie obowiązującymi przepisami i prowadził do zaniżenia należnych pracownikowi diet. Jeśli podróż służbowa faktycznie trwałaby 12 godzin 30 minut, pracownik z przykładu miałby prawo do jednej diety krajowej w wysokości 45 zł (§ 7 ust. 2 pkt 1 lit. c rozporządzenia).

Odpowiadając na drugie pytanie wyjaśniamy, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej m.in. samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 728 ze zm.). Mowa tu o rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zgodnie z § 2 pkt 1 tego aktu prawnego, stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł.

Zakładamy, że pracownik z pytania korzystał w podróży z prywatnego samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika przekraczającej 900 cm³ i łącznie przejechał 600 kilometrów (300 km dojazd + 300 km powrót). Pracodawca z tego tytułu zwrócił mu 690 zł (600 km x 1,15 zł).

Zwracamy uwagę! Pracownik z pytania świadczy pracę zgodnie z rozkładem od 8⁰⁰ do 16⁰⁰. Zatem czas przejazdu w dobie piątkowej od 8⁰⁰ do 11⁰⁰ należy wliczyć mu do czasu pracy. W pozostałym zakresie przejazdy przypadają poza normalnymi godzinami pracy, a tym samym o ich ewentualnym wliczeniu do czasu pracy decydować będzie to, czy w trakcie ich trwania pracownik wykonywał pracę, np. przewożąc współpracowników lub przedmioty niezbędne do realizacji zadania służbowego w miejscowości docelowej podróży w ilości (wadze, objętości) przekraczającej gabaryt bagażu podręcznego. Jeśli nie wykonywał on takich dodatkowych zadań kierowcy, fakt skorzystania w podróży z samochodu prywatnego (na wniosek pracownika), możemy kwalifikować jako podnoszący komfort podróży pracownika, nieistotny z perspektywy rozliczenia czasu pracy.