Udokumentowanie przejazdu w podróży służbowej w razie zagubienia biletu przez pracownika

Na jakiej podstawie zwrócić pracownikowi koszty podróży służbowej, jeśli odbył ją zgodnie z poleceniem koleją, jednakże przedłożył bilet PKP tylko w jedną stronę, twierdząc, że drugi zgubił? Nadmieniamy, że stosujemy przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

W takich sytuacjach wystarczające powinno być złożenie przez pracownika oświadczenia.

Z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.), dalej rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, wynika, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami oraz zniżkami, w tym posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu i to bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest możliwe, wymagane jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o jego dokonaniu i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Oświadczenie to jest w takim przypadku zamiennikiem dokumentu, który nie został przekazany pracodawcy. Powinno ono zawierać: rodzaj wydatku, wysokość poniesionych kosztów oraz przyczyny braku dokumentu (np. zgubienie, kradzież, zniszczenie).

Ostatecznie to od pracodawcy zależy, czy uzna brak dokumentu za usprawiedliwiony i przyzna pracownikowi rekompensatę. Przyjmuje się, że w przypadku zaistnienia sytuacji niezależnych od pracownika, takich jak na przykład kradzież, zatrudniający nie ma podstaw do odmowy. Za uzasadnioną natomiast uznać należy wątpliwość pracodawcy, gdy brak dokumentu jest skutkiem niefrasobliwości rozliczającego się. W każdym przypadku pracodawca ma prawo żądać od pracownika, aby ten dostarczył mu, jeżeli jest to możliwe, duplikaty dokumentów np. faktury.