Rozliczenie delegacji pracownika udokumentowanej m.in. biletami PKP

Wysyłam zatrudnionych pracowników w podróż służbową środkami komunikacji PKP. Pracownicy przedstawiają mi bilety i rachunki, na podstawie których zwracane są inne koszty. Moje pytanie dotyczy biletów - czy w księdze podatkowej księgować je w kwocie brutto, czy netto?

W przypadku gdy bilet PKP na cele podróży służbowej nabył pracownik, powinien dołączyć go do rozliczenia podróży służbowej - dowodu wewnętrznego stanowiącego podstawę ujęcia kosztów tej podróży w księdze podatkowej. Bilet ten nie będzie podlegał odrębnemu księgowaniu.

Dowód wewnętrzny dotyczący rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników powinien zawierać co najmniej dane określone w § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Są to:

imię i nazwisko,
cel podróży,
nazwa miejscowości docelowej,
liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
stawka i wartość przysługujących diet.

Do rozliczenia podróży służbowej dołącza się dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Mogą to być poniesione przez pracownika koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowane fakturami VAT, rachunkami czy biletami komunikacyjnymi. Mogą to być również inne udokumentowane koszty podróży służbowej zaakceptowane przez pracodawcę. Jeśli z dowodów tych podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony, w rozliczeniu podróży służbowej ujmuje kwotę netto kosztu. W przeciwnym przypadku uwzględnia kwotę brutto.

Jeśli chodzi o bilety komunikacyjne, uznaje się je za fakturę, jeśli spełniają warunki określone w § 17 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360). Muszą to więc być bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami normalnotorowymi, zawierające:

nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
numer i datę wystawienia biletu,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę należności wraz z podatkiem,
kwotę podatku.

Bilet PKP spełniający te warunki uprawnia do odliczenia VAT na takich samych zasadach jak faktura VAT. Jeżeli więc podatnik ma prawo do odliczenia VAT zawartego w cenie biletu, powinien ująć jego wartość w rozliczeniu podróży służbowej w kwocie netto. Tak samo należy uwzględnić wartość biletu w sytuacji, gdy podatnik ma prawo do odliczenia, lecz z niego nie skorzysta (podatek VAT będzie wówczas wydatkiem niestanowiącym kosztów uzyskania przychodów). Z kolei gdy podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT, bo np. jest zwolniony podmiotowo z tego podatku, w rozliczeniu podróży służbowej ujmie wartość biletu w kwocie brutto.

Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Koszty przejazdu własnym samochodem mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów w wysokości określonej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Łączne koszty podróży służbowej pracownika podatnik powinien wpisać na podstawie rozliczenia podróży służbowej w kolumnie 13 księgi podatkowej "Pozostałe wydatki".